Per 1 januari 2022 is de thuiswerkvergoeding als Gericht Vrijgesteld voor de WKR aangemerkt en is de (vaste) reiskostenvergoeding aangepast. Deze maatregelen zijn onderdeel van het Belastingplan 2022 en komen voort uit de toenemende mate van thuiswerken door de coronacrisis. In dit HR topic vertellen we je alles wat je hierover moet weten.

Inhoud:

  1. Waarom een vergoeding voor thuiswerken?
  2. Thuiswerkkostenvergoeding maximaal €2 per dag
  3. Berekening van thuiswerkvergoeding
  4. Hoe was de thuiswerkvergoeding voor 2022 geregeld?
  5. Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding combineren?
  6. Overige fiscale vergoedingen
  7. Recht op thuiswerken

Waarom een vergoeding voor thuiswerken?

Thuiswerken heeft tal van voordelen, maar ook enkele nadelen. Een van deze nadelen is dat het tot hogere kosten voor de werknemer kan leiden. Denk maar eens aan de verwarming die langer aanstaat, meer koffie en thee dat gedronken wordt en meer toiletpapier dat wordt verbruikt. Op dagelijkse basis zijn dit geen hoge kosten, maar in de loop van de maand of het jaar kunnen de kosten zich flink opstapelen. Dankzij de thuiswerkvergoeding kunnen werkgevers hun werknemers tegemoetkomen in deze kosten, zeker omdat thuiswerken steeds gebruikelijker wordt.

De thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, hoewel er jouw CAO wel afspraken kunnen staan over het vergoeden van thuiswerken. Indien er geen CAO van kracht is, ben je als werkgever vrij om hier zelf afspraken over te maken met werknemers.

Thuiswerkvergoeding 2022 koffie

Thuiswerkkostenvergoeding maximaal €2 per dag

De hoogte van de vergoeding bedraagt een vast forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuiswerkdag. De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Het bedrag van €2 per dag is gebaseerd op Nibud-onderzoek en houdt rekening met extra kosten voor de werknemer op het gebied van:

  • water- en elektriciteitsverbruik;
  • verwarming;
  • koffie en thee;
  • toiletpapier.

Werkgevers hoeven over de thuiswerkvergoeding van €2 geen loonheffing te betalen. Het kan dus onbelast worden uitgekeerd aan werknemers. Je mag als werkgever ook meer dan €2 per dag vergoeden. In dat geval betaal je over het deel boven de €2 wel loonheffing.

Berekening van thuiswerkvergoeding in 2022

Zoals aangegeven is de thuiswerkvergoeding vastgesteld op €2 per dag. Maar hoe gaat de berekening van de vergoeding precies in zijn werk? Het kan natuurlijk voorkomen dat werknemers gedeeltelijk op kantoor werken en gedeeltelijk thuis. Of zelfs een dagdeel op kantoor en vervolgens thuis nog verder werken.

Het is mogelijk om een vaste maandelijkse vergoeding uit te keren, maar bij wisselende werkschema’s kan de vergoeding ook achteraf op basis van declaratie uitgekeerd worden.

Vast aantal dagen

Wanneer een medewerker een vast aantal dagen thuiswerkt en een vast aantal dagen op de zaak werkt, kun je voor beiden een vaste vergoeding op basis van forfait verstrekken. Het voordeel van zo’n vaste forfaitaire vergoeding is dat je deze niet hoeft stop te zetten tijdens vakantie of kortdurende ziekte. Hoe bereken je zo’n forfaitaire vergoeding?

Het forfait gaat ervan uit dat een fulltimer 5 dagen per week werkt en minimaal 128 dagen per jaar op de zaak werkt. Is dit het geval, dan mag je de vergoeding berekenen op basis van 214 dagen. Deze vergoeding is Gericht vrijgesteld voor de WKR.

Rekenvoorbeeld

Aan de hand van enkele rekenvoorbeelden laten we zien hoe je de vaste vergoedingen berekent:

Een fulltime medewerker werkt 3 dagen op kantoor en heeft 2 vaste thuiswerkdagen.

De thuiswerkvergoeding mag worden berekend voor ten hoogste 86 dagen (2 / 5 x 214 dagen). Dus € 2,- (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 86 dagen = € 172,00 per jaar = € 14,33 per maand.

Wil je meer rekenvoorbeelden zien én weten hoe de reiskostenvergoeding kan worden berekend? Lees dan onze blog over de berekening van de vergoedingen.

Loonbelastingnummer BCS blog

Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding combineren?

Soms komt het voor dat een werknemer een dagdeel naar kantoor komt en het andere dagdeel thuiswerkt. In dat geval mag de werkgever de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding niet tegelijkertijd toepassen. Er kan maar één van de vrijstellingen worden toegepast.

Bovenstaande geldt voor woon-werkverkeer. Wanneer een werknemer een dag thuiswerkt, maar tevens een zakelijke reis maakt om bijvoorbeeld een klant te bezoeken, dan mogen de zakelijke kilometers onbelast vergoed worden op declaratiebasis. Ook als de werknemer voor die dag al een thuiswerkvergoeding ontvangt.

Hoe was de thuiswerkvergoeding voor 2022 geregeld?

Voor de introductie van de thuiswerkvergoeding werden werknemersbeloningen volledig belast. De enige mogelijkheid om als werkgever belastingvrij te vergoeden, was via de werkkostenregeling. Maar de werkkostenregeling wordt in vele gevallen al ingezet voor andere zaken, bijvoorbeeld de inrichting van een ergonomisch verantwoorde werkplek voor thuiswerkers.

Overige fiscale vergoedingen voor thuiswerken

Naast de vastgestelde thuiswerkvergoeding zijn er meer mogelijkheden om werknemers te ondersteunen. Zo mogen arbovoorzieningen voor een werkplek, zoals een bureaustoel of beeldschermbril, of kosten voor internet en mobiele telefonie onbelast vergoed worden.

Recht op thuiswerken

Nu thuiswerken steeds gebruikelijker wordt, vooral met het oog op de coronamaatregelen, ontstaat wellicht de vraag in hoeverre een werknemer recht heeft om vanuit huis te werken. Een werknemer heeft geen afdwingbaar recht om thuis te werken. Het wetsvoorstel “Werken waar je wilt” probeert hier verandering in te brengen en de werknemer meer vrijheid te geven om zelf te bepalen hoe de balans tussen werken op locatie en thuis georganiseerd wordt. Het is echter de vraag of en in welke vorm deze wet aangenomen zal worden.

HRM Software

Looking for an HR solution for your company?