EN
Bewaartermijn personeelsdossier: hoe lang mag je gegevens bewaren?
Fiscale bewaartermijn personeelsdossier
De administratie van een onderneming dient 7 jaar bewaard te worden vanuit de fiscale bewaarplicht. De fiscale bewaarplicht geldt ook voor sommige gegevens uit het personeelsdossier, bijvoorbeeld de loonbelastingverklaring of een kopie van het identiteitsbewijs. De maximale bewaartermijn na einde van het dienstverband kan per persoonsgegeven verschillen, van 2 tot 7 jaar.
2 jaar bewaren
Enkele persoonsgegevens die maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband bewaard mogen worden, zijn: arbeidsovereenkomsten en wijzigingen, VUT-regeling, verslaglegging van de WvP. Ook verslagen van functioneringsgesprekken, correspondentie over promotie, benoemingen en ontslag, mogen tot maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband bewaard worden.
5 jaar bewaren
De bewaartermijn van loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen in het personeelsdossier is maximaal 5 jaar na het einde van het dienstverband.
7 jaar bewaren
Aanvullend zijn er een aantal basisgegevens, bijvoorbeeld de salarisadministratie, die minimaal 7 jaar bewaard moeten worden. De bewaartermijn geldt niet alleen voor de eigen onderneming, maar ook voor externe bedrijven indien de salarisadministratie wordt uitbesteed. Hierbij kun je denken aan:
- Salarisadministratie
- De datum van indiensttreding
- Salarisafspraken
- De stamkaart (persoonlijke gegevens van de ex-werknemer)
Bevat het personeelsdossier gegevens die niet meer relevant zijn, zoals een oude adreswijziging? Dan mag je die gegevens verwijderen om het personeelsdossier op te schonen.
Niet nakomen bewaartermijn personeelsdossier
De bewaarplicht en -termijn van het personeelsdossier zijn vastgelegd in onder andere Wet Rijksbelastingen, AVG en Uitvoeringsregeling loonbelasting. Wanneer je als organisatie niet voldoet aan de bewaarplicht, kun je een flinke geldboete of zelfs gevangenisstraf krijgen. Niet voldoen aan de bewaarplicht en bewaartermijn van een personeelsdossier is een strafrechtelijke overtreding. Zodra de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij is of de gegevens zijn niet meer noodzakelijk, dan dienen de gegevens vernietigd te worden.
Bewaartermijn sollicitatiegegevens
Tijdens een werving- en selectieprocedure krijg je ook beschikking over persoonsgegevens van sollicitanten. Voor de gegevens van sollicitanten die niet zijn aangenomen, bestaat geen redelijke grond om de persoonsgegevens te bewaren. Deze persoonsgegevens moeten dus vernietigd worden. Heb je de sollicitant expliciet om toestemming gevraagd om zijn of haar persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er binnenkort een nieuwe functie vrijkomt en je de sollicitant daarvoor opnieuw wilt benaderen? Dan mag je de gegevens bewaren, mits je duidelijk aangeeft hoe lang de gegevens bewaard zullen worden.
Gegevens personeelsdossier veilig bewaren
Als werkgever ben je verplicht om persoonsgegevens passend te beveiligen. Zeker in een tijd waarin we steeds meer thuiswerken, kan de beveiliging en toegankelijkheid van personeelsgegevens vragen oproepen. Een kast vol ordners is niet veilig bij brand en papieren op een bureau kunnen snel ingezien worden. Ook is het slepen van ordners of dossiers bij thuiswerken niet handig. Digitaal Documentenbeheer helpt je om een persoonlijk dossier digitaal en centraal op te slaan, waarbij medewerker, HR-functionaris en manager toegang hebben. Dankzij twee-factor authenticatie, inloggen met een wachtwoord en unieke code op je telefoon, wordt hacking zo goed als onmogelijk.
Wil je meer weten over onze HRM software met Digitaal Documentenbeheer? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Houd me op de hoogte
Stuur mij een bericht wanneer er een nieuwe blog wordt geplaatst.
Deel deze blog
Laatste blogs
Preview:
Je zult de term HR 4.0 al wel vaker gehoord hebben. Maar wat betekent het precies? Welke trends en ontwikkelingen zijn zichtbaar, en welke rol speelt digitalisering? Nog belangrijker: hoe kun je binnen je eigen organisatie effectief met HR 4.0 aan de slag gaan? In dit artikel duiken we in de betekenis van HR 4.0 en hoe jij er als HR-professional voordelen uit kunt halen.
HR 4.0 uitgelegd: van strategie tot uitvoering
Preview:
Als werkgever moet je je, zeker in tijden van een krappe arbeidsmarkt, aanpassen aan de veranderende behoeften van medewerkers. Modern werkgeverschap noemen we dat. In dit artikel leggen we uit hoe je een moderne werkgever wordt en hoe dit jou helpt makkelijker personeel te vinden en te behouden.