Loonbelastingverklaring: Wat is het en hoe vul je het goed in?

Wat is de loonbelastingverklaring?

De opgaaf gegevens voor de loonheffingen is een document dat wordt gebruikt om belangrijke informatie over werknemers te verzamelen voor fiscale doeleinden. De opgaaf is vormvrij, als werkgever mag je een eigen formulier gebruiken waarin je de gevraagde gegevens opneemt. In de praktijk gebruiken de meeste werkgevers het model dat de Belastingdienst beschikbaar stelt. Het verstrekken van de gevraagde gegevens stelt jou als werkgever in staat om de juiste bedragen aan loonbelasting en premies voor de volksverzekering in te houden op het salaris van werknemers. Dit voorkomt onder- of overbelasting en zorgt voor een correcte afdracht aan de Belastingdienst.

Waarom is het invullen door de werknemer belangrijk?

Een correct ingevulde loonbelastingverklaring is de basis voor fiscale nauwkeurigheid. Er is geen wettelijke verplichting voor de werknemer om de opgave ook in te vullen maar als hij of zij dit nalaat dan moet de werkgever verplicht extra hoge loonheffing en premie volksverzekeringen inhouden op het loon van de werknemer (52%). Correct en volledig invullen minimaliseert de kans op fouten in de salarisadministratie. Bovendien kun je er als werkgever voor zorgen dat werknemers maximaal profiteren van fiscale voordelen zoals heffingskortingen, als alle relevante informatie is ingevuld.

Alle onderdelen waar je rekening mee moet houden zijn:

Verzamel basisinformatie: Zorg ervoor dat je de basisinformatie van elke werknemer verzamelt, zoals naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN).

Let op bijzondere beloningen: Dit zijn onder andere een dertiende maand, bonussen of vakantiegeld. Deze moeten opgenomen worden in de loonheffingsverklaring.

Heffingskortingen: De werknemer moet aangeven welke heffingskortingen van toepassing zijn, zoals de algemene heffingskorting, arbeidskorting, ouderenkorting of andere kortingen.

Pensioenregeling en sociale verzekeringen: Indien de werknemer wil deelnemen aan de pensioenregeling moet dit ingevuld worden. Hetzelfde geldt voor eventuele sociale verzekeringen.

Buitenlandse werknemers: Heb je buitenlandse werknemers in dienst? Dan moet er extra informatie worden verzameld, zoals het belastingplichtige land van de werknemer.

Let op: Zorg dat de werknemer bij het inleveren van de ingevulde opgave gegevens voor de loonheffingen een geldig legitimatiebewijs toont. Maak van dit legitimatiebewijs een kopie voor in de administratie. Je kunt dan ook gelijk verschillende gegevens op de opgaaf controleren.

Wat is het verschil tussen loonheffing en loonheffingskorting?

Loonheffing is een heffing die een werknemer moet betalen over het salaris. Deze heffing moet worden afgedragen aan de Belastingdienst. Maar als werknemer in Nederland heb je recht op korting(en) op deze belasting, dit noem je de loonheffingskorting(en). Op deze manier betaalt een werknemer dus minder loonheffing en wordt er meer loon netto uitbetaald.

Tips voor het invullen

Het loonheffingsformulier invullen is niet voor iedereen even makkelijk. De werknemer ziet misschien ook het nut en noodzaak niet. Als werkgever kun je een aantal dingen doen om dit voor iedereen duidelijk te maken:

1. Benadruk het doel: Het is voor nieuwe werknemers fijn om te weten waarom een loonbelastingverklaring nodig is en wat de gevolgen zijn voor hun loonheffing als zij deze niet invullen.

2. Geef toelichting waar nodig: Zijn er vragen verwarrend? Geef de werknemer dan toelichting en de mogelijkheden om extra vragen te stellen.

3. Blijf up-to-date: Werknemers moeten wijzigingen in hun persoonsgegevens of het stoppen of starten van toepassing van loonheffingskortingen doorgeven aan de werkgever. Wijs de werknemer erop dat hij hiervoor de opgaaf gegevens voor de loonheffingen opnieuw invult en inlevert.

4. Zorg voor een kopie: Is het formulier ingevuld? Geef de werknemer dan een kopie voor zijn of haar eigen administratie.

Kunnen wij je helpen met de loonbelastingverklaring?

Wil je zelf niet bezig zijn met de salarisadministratie en alle verplichtingen die daarbij komen kijken? Dan kun je dit uitbesteden aan ons. Vanuit BCS zijn we het verlengstuk van je HR-afdeling, zodat jij je kan focussen op de core business. Wij ontzorgen je van A tot Z en regelen dus ook het verwerken van alle loonheffingsformulieren van nieuwe medewerkers. Meer weten over onze diensten?

[Alles over salarisadministratie uitbesteden]