De meest voorkomende declaraties

Het is fijn als deze kosten gewoon gemaakt en gedeclareerd kunnen worden, zodat medewerkers onverstoord hun werk kunnen doen. Dit zijn de meest voorkomende extra kosten die medewerkers aan hun werkgevers declareren.

• Consumpties en maaltijden: Een zakelijke lunch of diner of een kopje koffie onderweg.
• Reiskosten: Een bus- of treinkaartje, parkeerkosten, tolgelden of extra gereden kilometers buiten de maandelijkse reiskostenvergoeding.
• Zakenreis: De kosten voor een vliegreis of hotelovernachtingen
• Studie of cursussen: De kosten voor een cursus, congres of event, vakliteratuur of volledige opleiding (vaak ook direct door werkgever betaald).
• Overuren: Extra uren die niet binnen het contract vallen, wanneer er geen tijd-voor-tijd afspraken zijn.
• Overig: Ook telefoonkosten, internetvergoedingen, kantoorartikelen en representatiekosten behoren tot de declaratiesoorten.

Declaraties binnen de WKR

De werkkostenregeling (WKR) is sinds 2015 een verplichte regeling. Werkgevers krijgen de mogelijkheid om goederen of zaken belastingvrij te verstrekken aan medewerkers. Aan deze onbelaste vergoedingen zit wel een maximum, de zogenaamde 'vrije ruimte'. Die wordt bepaald als een vast percentage van de fiscale loonsom. Ga je eroverheen, dan betaal je een eindheffing van 80%.

Declaraties vallen niet onder de vrije ruimte. Naast de vrije ruimte zijn er namelijk nog drie andere mogelijkheden om goederen of zaken belastingvrij aan werknemers te vergoeden, namelijk intermediaire kosten, een gerichte vrijstelling en nihilwaardering. Declaraties vallen onder intermediaire kosten en zijn dus vrijgesteld van de vrije ruimte.

Ook brengt onze slimme software je gebruikte vrije ruimte in kaart door middel van een handig en overzichtelijk rapport. Dit om te voorkomen dat je over de vrije ruimte heengaat. In onze loonadministratie software zit namelijk een WKR optie waarmee je alle bedragen kunt bijhouden die je aan het personeel schenkt of netto uitbetaalt, zodat de eventueel te betalen eindheffing voor de WKR automatisch in de loonaangifte naar de Belastingdienst wordt meegenomen.