EN
De meest voorkomende declaraties
Als werkgever heb je je zaken goed geregeld met je medewerkers. Je hebt een leuk team om je heen verzameld met elk hun eigen capaciteiten en alle inspanningen worden maandelijks gewaardeerd met een passend salaris. Toch ontkom je er niet aan dat medewerkers soms extra kosten maken.
Het is fijn als deze kosten gewoon gemaakt en gedeclareerd kunnen worden, zodat medewerkers onverstoord hun werk kunnen doen. Dit zijn de meest voorkomende extra kosten die medewerkers aan hun werkgevers declareren.
- Consumpties en maaltijden: Een zakelijke lunch of diner of een kopje koffie onderweg.
- Reiskosten: Een bus- of treinkaartje, parkeerkosten, tolgelden of extra gereden kilometers buiten de maandelijkse reiskostenvergoeding.
- Zakenreis: De kosten voor een vliegreis of hotelovernachtingen
- Studie of cursussen: De kosten voor een cursus, congres of event, vakliteratuur of volledige opleiding (vaak ook direct door werkgever betaald).
- Overuren: Extra uren die niet binnen het contract vallen, wanneer er geen tijd-voor-tijd afspraken zijn.
- Overig: Ook telefoonkosten, internetvergoedingen, kantoorartikelen en representatiekosten behoren tot de declaratiesoorten.
Declaraties binnen de WKR
De werkkostenregeling (WKR) is sinds 2015 een verplichte regeling. Werkgevers krijgen de mogelijkheid om goederen of zaken belastingvrij te verstrekken aan medewerkers. Aan deze onbelaste vergoedingen zit wel een maximum, de zogenaamde 'vrije ruimte'. Die wordt bepaald als een vast percentage van de fiscale loonsom. Ga je eroverheen, dan betaal je een eindheffing van 80%.
Declaraties vallen niet onder de vrije ruimte. Naast de vrije ruimte zijn er namelijk nog drie andere mogelijkheden om goederen of zaken belastingvrij aan werknemers te vergoeden, namelijk intermediaire kosten, een gerichte vrijstelling en nihilwaardering. Declaraties vallen onder intermediaire kosten en zijn dus vrijgesteld van de vrije ruimte.
Declaratie software van BCS
Moeten jouw medewerkers hun declaraties nog op papier of via de mail indienen? Met de ESS en MSS software van BCS geef je medewerkers en hun leidinggevenden de mogelijkheid om zelf personeelszaken te regelen. Zo kunnen medewerkers heel eenvoudig hun declaraties indienen en laten goedkeuren door een leidinggevende. Enkele voordelen daarvan zijn dat er minder vragen vanuit medewerkers komen en leidinggevenden automatisch een bericht krijgen ter goedkeuring. Dat scheelt tijd en maakt het proces een stuk efficiënter.
Ook brengt onze slimme software je gebruikte vrije ruimte in kaart door middel van een handig en overzichtelijk rapport. Dit om te voorkomen dat je over de vrije ruimte heengaat. In onze loonadministratie software zit namelijk een WKR optie waarmee je alle bedragen kunt bijhouden die je aan het personeel schenkt of netto uitbetaalt, zodat de eventueel te betalen eindheffing voor de WKR automatisch in de loonaangifte naar de Belastingdienst wordt meegenomen.
Houd me op de hoogte
Stuur mij een bericht wanneer er een nieuwe blog wordt geplaatst.
Deel deze blog
Laatste blogs
Preview:
BCS HR Software breidt haar marktpositie uit door de overname van epowerhr, een vooraanstaand Belgisch HR-softwarebedrijf. Deze strategische stap, die vandaag werd aangekondigd, markeert de eerste overname over de Nederlandse grens voor BCS en bevestigt de ambitie om een toonaangevende leverancier van HR- en payrollsoftware te worden in Europa. De samenwerking tussen BCS en epowerhr is de vijfde acquisitie sinds Main Capital Partners in april 2022 in BCS investeerde.
BCS HR Software breidt marktpositie uit met de overname van het Belgische epowerhr
Preview:
Veel werkgevers beschouwen de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (WTA) als logisch en hebben zich niet echt verdiept in alle nieuwe verplichtingen. Daardoor wordt de wet in de praktijk nog niet altijd goed toegepast. In deze blog geven we je een aantal tips voor onderdelen van de WTA die vaak niet optimaal geregeld zijn en waarmee je kunt nagaan hoe jij als organisatie deze zaken kunt verbeteren.
Toepassing Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in de praktijk
Preview:
Ooit bestonden de eerste dagen van werknemers alleen uit het invullen van papierwerk of het bijwonen van een paar korte vergaderingen. Toen was de verwachting dat nieuwe werknemers al doende leerden. Spoiler alert! Dat inwerkproces eindigt meestal met verspilde tijd en geld, gekenmerkt door nieuwe werknemers die veranderen in niet-betrokken teamleden en de organisatie voortijdig verlaten.