Dit zijn de lease-opties voor werknemers (incl. regels en kosten)

Auto leasen van de zaak

Bij diverse bedrijven kun je in aanmerking komen voor het leasen van een auto van de zaak. Een auto van de zaak mag je meenemen naar huis en altijd gebruiken. Wel moet je er rekening mee houden, als je de auto ook buiten werktijden gebruikt en er meer dan 500 kilometer per jaar mee rijdt, dat je bijtelling over de auto aan de Belastingdienst moet betalen. Hoe hoog deze is, is afhankelijk van het type auto dat je rijdt. Als je minder dan 500 kilometer per jaar met de auto rijdt en hem alleen gebruikt voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer, dan hoef je de bijtelling niet te betalen. Houd wel een kilometerregistratie bij en zorg dat je een verklaring hebt getekend waarin staat dat je de auto niet privé rijdt.

Daarnaast komt het ook wel eens voor dat, wanneer je de auto van de zaak ook privé rijdt, dat je een eigen bijdrage dient te betalen. Dit is afhankelijk van de regels van je werkgever en van het soort auto dat je least. Maar: de eigen bijdrage mag je wel weer aftrekken van de bijtelling. Is de eigen bijdrage dus € 150,- per maand en is je bijtelling € 450,-, betaal je nog maar € 300 bijtelling.

Fiets leasen van de zaak

Voor werkgevers zijn er verschillende manieren om een fiets van de zaak aan je werknemers te verstrekken. Je kunt een vergoeding aanbieden voor de fiets, waarbij je een deel of het volledige bedrag vergoedt. Een andere manier is om een fiets aan je werknemer te verstrekken; in dit geval is je werknemer ook echt eigenaar van de fiets. Beide manieren worden gezien als loon. De laatste manier is om de fiets eigendom te laten zijn van het bedrijf en de fiets ter beschikking te stellen aan een of meerdere werknemers.

Zoals al genoemd wordt een fiets of e-bike leasen van de zaak tegenwoordig gestimuleerd. Dit in verband met het milieu en de gezondheid van de werknemers. De overheid heeft de fiscale regels hiervan per 1 januari 2020 makkelijker gemaakt, wat jou als werkgever een hoop administratie scheelt.

Werknemers mogen een leasefiets van de zaak onbeperkt privé gebruiken. Werkgevers houden daarom loonheffingen in over de fietsbijtelling. Op deze manier betaalt de werknemer automatisch een klein bedrag per maand om de belasting over de fietsbijtelling te betalen (7%). Ook wanneer de werknemer de leasefiets alleen zakelijk wil rijden, betaalt hij of zij deze belasting.

De WKR-regeling

Om alles rondom het verstrekken van deze lease-opties aan je werknemers in goede banen te leiden, is de werkkostenregeling van toepassing. Het zorgt ervoor dat je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers mag geven in de vorm van bijvoorbeeld dus een lease-auto of lease-fiets. Je hoeft je als werkgever niet uitgebreid in te lezen in alle regels rondom de WKR, want het is vrij eenvoudig. Ook maak je gebruik van één potje (vrije ruimte) waarin je je vergoedingen aan je werknemers kunt managen en hoef je niet alles per werknemer te bekijken.

De vrije ruimte

De vrije ruimte voor werkgevers is het forfait (fiscale loon) dat je aan onbelaste vergoedingen voor je werknemers mag uitgeven. Dat is nu 1,7% over de eerste 400.000 euro van het totale loon van al je werknemers samen (2022). Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je een loonbelasting over dat bedrag van 80%.

Vrijstellingen werkkostenregeling

Niet alle vergoedingen die je aan je werknemers strekt gaan van je vrije ruimte af. Zo vallen vergoedingen voor reiskosten, extra maaltijden, aanvragen voor verklaringen als de VOG en abonnementen voor het openbaar vervoer niet onder de vrije ruimte. Ook vallen eventuele werkkleding, koffie en thee op kantoor en extra voorzieningen, zoals een fitnessruimte, niet onder de vrije ruimte. Deze laatste voorzieningen krijgen een zogenaamde nihilwaardering.