Tips voor een hybride werkomgeving

Over de wet ‘Werken waar je wilt’

De wet ‘Werken waar je wilt’ is een uitbreiding op de wet ‘Flexibel werken’ (WFW). Hierin stond al beschreven dat een werknemer altijd een verzoek mag doen rondom het aanpassen van de werkplek of werktijden (bijvoorbeeld thuiswerken). Dit verzoek kon een werkgever echter heel gemakkelijk naast zich neer leggen. Met deze nieuwe wet ‘Werken waar je wilt’ kan een werkgever dit verzoek echte enkel nog afwijzen op basis van de maatstaf van redelijkheid en billijkheid. Dat betekent dat een werkgever dus rekening moet houden met het welzijn van de werknemer, behoud van sociale cohesie, goede samenwerking en administratie of financiële lasten en op basis daarvan zijn beslissing moet aantonen. De wet is op 5 juli 2022 door de Tweede Kamer aangenomen en moet nu nog door de Eerste Kamer.

Praktische zaken

Natuurlijk zijn er een hoop praktische zaken waarmee je rekening dient te houden zodra je over wilt stappen naar een hybride werkvorm. Deze praktische zaken gaan vooral om de ruimte en materialen die je ter beschikking dient te stellen.

• Logische kantoorindeling

Als werknemers voortaan vooral op kantoor zullen komen voor vergaderingen of om samen te werken met collega’s, is belangrijk dat er veel goede en ruime vergaderruimtes zijn. Bovendien moeten deze vergaderruimtes ook worden voorzien van goed werkende apparatuur, zoals een scherm en microfoon. In veel gevallen zullen vergaderingen namelijk alsnog digitaal worden bijgewoond door mensen voor wie het handiger was om online ‘in te bellen’.

• Fijne thuiswerkplek

Om de effectiviteit en gezondheid van je medewerkers te bevorderen, is het belangrijk dat zij ook thuis een fijne werkplek hebben. Denk aan een scherm om een laptop op aan te sluiten, muis en toetsenbord en een fijne bureaustoel. In veel gevallen zien we nog dat medewerkers hun laptop openklappen aan de keukentafel. Op langere termijn kan dit leiden tot bijvoorbeeld rugklachten en daardoor zelfs ziekteverzuim. Voor veel van deze zaken kun je een thuiswerkvergoeding beschikbaar stellen aan je medewerkers. Verderop in dit artikel vertellen we daar meer over.

Aandachtspunten hybride werkomgeving op HR-gebied

De overgang naar een hybride werkomgeving heeft vooral wat gevolgen op het gebied van HR. Het is belangrijk om goed over bepaalde zaken na te denken en maatregelingen te treffen.

• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

Nu je medewerkers meer thuiswerken, verandert er een hoop in de onkosten die zij maken. Voorheen reden zij elke werkdag naar hun werkplek en werden zij vanuit de vaste reiskostenvergoeding (wettelijk 19 cent per kilometer) vergoed. Nu maken de werknemers niet meer dagelijks kosten aan woon-werk verkeer, maar juist aan andere zaken als stroom- en internetkosten en koffie.

De overheid heeft hierop ingespeeld door de regels rondom de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 januari 2022 aan te passen. Sinds dit jaar mogen bedrijven namelijk een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven van twee euro per dag. Dit komt dan in plaats van de onbelaste reiskostenvergoeding. Als bedrijf kies je dus voor het een of het ander. Per bedrijf verschillen de afspraken. Sommige bedrijven kiezen ervoor om enkel reiskostenvergoeding te geven, andere bedrijven juist enkel de thuiswerkvergoeding. Een bedrijf kan ook met het personeel afspreken om het per dag bij te houden. Op dagen dat wordt thuisgewerkt, krijgt de medewerker de thuiswerkvergoeding. Op dagen dat de medewerker naar kantoor gaat (of gedeelte van de dag) krijgt de medewerker de reiskostenvergoeding.

Werkgevers zijn verplicht duidelijk vast te stellen wat hun beleid hierin en moeten ook in beeld kunnen brengen hoe het geregeld is.

• Vergoeding inrichten werkplek

Zoals eerder in dit artikel aangegeven is het belangrijk om je medewerkers te voorzien van een fijne thuiswerkplek. Dit bevordert hun effectiviteit en is bovendien beter voor de gezondheid en om later ziekteverzuim te voorkomen. Ook hiervoor heeft de overheid nieuwe regels ingesteld. Werkgevers mogen een eenmalige vergoeding geven die onbelast blijft. De werkgever mag wel zelf bepalen wat de hoogte van deze vergoeding is. Gemiddeld zien we vergoedingen tussen de 600 en 1000 euro.

Verlies je medewerkers niet uit het oog

Een belangrijk aandachtspunt voor werkgevers en HR is om alle medewerkers in beeld te houden. Vooral bij grote bedrijven kan dit lastig worden zodra werknemers de meerderheid van de tijd thuis zullen werken. Plan voldoende voortgangsgesprekken in en stimuleer managers en teamleiders om wat vaker contact op te nemen met thuiswerkende medewerkers.