Privacy statement

BCS B.V.

Datum laatste wijziging: 7 augustus 2020

BCS B.V. biedt haar klanten een totaaloplossingen voor HRM, salarisadministratie en urenadministratie. Een verwijzing naar ‘BCS’, ‘wij’, ‘ons’ of het ‘Bedrijf’ is een verwijzing naar BCS B.V. en de relevante bij de verwerkingsactiviteit betrokken verbonden onderneming.

BCS hecht groot belang aan uw privacy. De persoonsgegevens die wij verwerken worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de wet- en regelgeving daaraan stelt, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit Privacy Statement beschrijft onze privacy praktijken met betrekking tot de activiteiten die in dit Privacy Statement worden genoemd. Lees dit Privacy Statement zorgvuldig door om te begrijpen hoe wij tot de persoon te herleiden informatie (‘Persoonsgegevens’) verzamelen, gebruiken, delen en verwerken, en welke rechten en keuzes je hebt met betrekking tot onze verwerking van jouw Persoonsgegevens. Voor onze medewerkers hebben wij een apart Privacy Statement opgesteld.

Inhoudsopgave

Contactgegevens
Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
Verwerkingsactiviteiten
Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?
Gebruik van cookies
Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wat is de grondslag voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Met wie delen wij Persoonsgegevens?
Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?
Hoe lang bewaren wij jouw Persoonsgegevens?
Jouw rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wijzigingen in dit Privacy Statement
Vragen
Klachten

Contactgegevens

BCS B.V. Kamer van Koophandel nummer: 16055073 Het Zuiderkruis 29
5215 MV 's-Hertogenbosch
T: 073 - 5942951
E: info@bcs.nl

Vragen over dit Privacy Statement kunnen gesteld worden aan de Functionaris Gegevensbescherming van BCS per e-mail via privacy@bcs.nl.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Naast de verwerkingen in dit Privacy Statement kunnen wij ook in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken. In die gevallen zijn wij geen verwerkingsverantwoordelijke maar kwalificeren wij als verwerker namens de klant. Wij sluiten in die situatie een overeenkomst met de klant waarin afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop wij namens de klant persoonsgegevens verwerken. Voor deze verwerkingen van persoonsgegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke.

BCS is de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacy Statement, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Voor alle duidelijkheid: dit Privacy Statement is niet van toepassing voor zover wij Persoonsgegevens verwerken in onze rol als verwerker namens onze klanten zoals wanneer we verscheidene cloudproducten en -diensten aanbieden voor de salarisadministratie of andere HRM-diensten.

Verwerkingsactiviteiten

Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die door ons verzameld worden wanneer je:

• Onze websites bezoekt waar dit Privacy Statement getoond wordt of waar een link naar dit Privacy Statement te zien is;
• Onze sociale media-pagina’s bezoekt;
• Ons kantoor bezoekt;
• Berichten van ons ontvangt, waaronder e-mails, telefoongesprekken, sms- of faxberichten;
• Onze cloudproducten en diensten gebruikt als een daartoe geautoriseerde gebruiker (bijvoorbeeld als een werknemer van een van onze klanten die je toegang heeft gegeven tot onze diensten) en wij handelen als verwerkingsverantwoordelijke.
• inschrijft voor onze evenementen, webinars of wedstrijden, die bijwoont en/of op andere wijze daaraan

  deelneemt;

• Ons een vraag stelt op welke wijze dan ook.

  Onze websites en diensten kunnen links bevatten naar andere websites, applicaties en diensten die door derden onderhouden worden. De informatiepraktijken van zulke andere diensten of van sociale media-netwerken die de sociale media-pagina’s van ons merk hosten, worden beheerst door de privacyverklaringen van deze derde partijen. Je kunt deze doornemen om de privacy praktijken van de derde partijen beter te begrijpen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Persoonsgegevens die wij verwerken wanneer je een (potentiële) klant van ons bent
Dit betreffen persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanbieden van onze diensten, zoals: voor- en achternaam (voorletters), geslacht, e-mailadres (werk en privé), telefoonnummer (werk en privé), naam en vestigingsadres van de organisatie waar je werkzaam bent, jouw functie, declaratieadres, en alle andere informatie die je in het kader van onze dienstverlening aan ons verstrekt. Wij houden daarnaast bij welke diensten je afneemt en hebt afgenomen en wanneer dit is geweest. Ook kunnen wij jouw voorkeuren vastleggen.

Wij bieden onze klanten de mogelijkheid om via de Website in te loggen op BCS Online of onze SaaS Portal. Voordat je hiervan gebruikt kunt maken, moet je een account aanmaken. Hiervoor verwerken wij jouw e-mailadres en je wachtwoord. Wij loggen het gebruik van deze portals en houden bij wanneer met een bepaald e-mailadres is ingelogd.

• Persoonsgegevens die je verstrekt wanneer je contact met ons opneemt
Dit betreffen persoonsgegevens die je invult op het contactformulier op onze Website of bij de aanmelding voor een training c.q. seminar in onze Webshop of de persoonsgegevens die je verstrekt wanneer je telefonisch en/of per e-mail contact met ons opneemt. Dit kunnen bijvoorbeeld jouw naam, e-mailadres en overige gegevens zijn, die je verstrekt wanner je een vraag, verzoek of klacht indient.

• Persoonsgegevens die je ons verstrekt in het kader van een (open) sollicitatie
Wanneer je reageert op een vacature of wanneer je een open sollicitatie stuurt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die je aan ons in het kader van de sollicitatieprocedure verstrekt. Het kan daarbij onder andere gaan om jouw naam, e-mailadres, informatie die is vastgelegd in uw CV en/of jouw motivatie en/of sollicitatiebrief, zoals gegevens over jouw professionele of academische achtergrond (referenties, cijferlijsten, getuigschriften etc.) alsmede de gegevens die je gedurende de procedure verstrekt, waaronder verslagen van gesprekken. Wij kunnen ten behoeve van een sollicitatieprocedure ook openbare (zakelijke) websites raadplegen, zoals LinkedIn en contact opnemen met de door jou verstrekte referenties.

• Persoonsgegevens die BCS ontvangt of genereert door het gebruik van onze Website, onze Webshop, via onze nieuwsbrieven en via onze uitnodigingen per e-mail.
Wanneer je gebruik maakt van onze Website, Webshop of wanneer je onze e-mails leest en hierop klikt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die in kaart brengen hoe je met de door ons verstrekte informatie omgaat.

De server(s) waarop onze Website staat, genereert automatisch log-bestanden met enkele gegevens over jouw internetverbinding en computer: jouw IP-adres, de naam, versie en taal van je browser en de naam en eventuele versie van het besturingssysteem van je computer. Daarnaast worden de datum en URL (het adres van een bestand op internet) van de bezochte pagina(‘s) bewaard. Deze gegevens gebruiken we om de Website aan je te kunnen tonen en voor bezoekersanalyse met als doel: verbetering van de inhoud en werking van de website.

• Persoonsgegevens die je verstrekt in het kader van een zakelijke relatie die wij met jou hebben
Ook wanneer je geen klant bij ons bent kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je een leverancier van ons bent. In dat gevel leggen wij bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens vast: voor- en achternaam (voorletters), e-mailadres (werk en privé), telefoonnummer (werk en privé), naam van de organisatie waar je werkzaam bent, gegevens over de geleverde goederen en diensten en de afhandeling daarvan.

• Persoonsgegevens uit openbare bronnen
Wanneer je contact met ons opneemt of wanneer je een klant van ons bent kunnen wij persoonsgegevens verwerken die wij krijgen uit (openbare) bronnen zoals zakelijke websites zoals LinkedIn, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

Gebruik van cookies

Om onze Website optimaal te laten functioneren en te kunnen aanpassen op jouw voorkeuren gebruiken we hiervoor zogeheten cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden met informatie over jouw bezoek aan onze website. Cookies brengen geen wijzigingen in jouw computer aan en kunnen geen virussen bevatten. Als jij je browser zo hebt ingesteld dat deze geen cookies accepteert, kun je mogelijk geen gebruik maken van (delen van) onze website.

Wij maken onderscheid tussen noodzakelijke, relevante en externe cookies. Onze noodzakelijke cookies bevatten geen persoonlijke informatie. Ze zorgen voor een goede werking van onze website.
De relevante en externe cookies verzamelen wel persoonlijke informatie. Hierdoor kunnen we onze website verbeteren en relevanter maken. Onze externe cookies zorgen er tevens voor, dat je pagina's kunt delen via social media en je relevante advertenties te zien krijgt op andere websites.

Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

• Aanbieden en uitvoeren van de dienstverlening(sovereenkomst): in de voorfase (offerte) en nadat je ons een opdracht hebt verstrekt tot het leveren van onze diensten (Salarisadministratie, HRM-administratie, urenadministratie, employee self service, ziekteregistratie, trainingen en seminars).
• Geïnteresseerden op de hoogte te houden van onze dienstverlening, uit te nodigen voor evenementen en om anderszins contact te houden. Indien noodzakelijk vragen wij je om toestemming. Gegeven toestemming kun je altijd intrekken.
• Aannemen van personeel: wanneer je bij ons solliciteert verwerken wij de persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatie;
• Ontwikkelen en verbeteren van onze website;
• Ontwikkelen en verbeteren van onze diensten en dienstverlening;
• Het verbeteren van de beveiliging van onze websites en diensten;
• Afhandelen van contact en verzoeken voor gebruikersondersteuning;
• Beheren van inschrijvingen voor en aanwezigheid bij evenementen en/of trainingen;
• Beoordeling van naleving van toepasselijke gebruiksvoorwaarden;
• Signaleren van klantmogelijkheden;
• Registreren van kantoorbezoekers;
• Voor het doen van analyses;
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen; wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijke verplichting die op ons rust en/of om te kunnen voldoen aan normen en standaarden uit onze branche. Wij zijn bijvoorbeeld verplicht om financiële gegevens te bewaren op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Wat is de grondslag voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Wij mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als hiervoor een wettelijke grondslag bestaat. Als je een (potentiële) klant van ons bent verwerken wij jouw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij met je aangaan of zijn aangegaan.

BCS kan ook persoonsgegevens verwerken omdat BCS hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft. Wij hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om onze diensten onder de aandacht te brengen bij onze klanten of het verbeteren van onze dienstverlening. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, gaan wij eerst zorgvuldig na of jouw belangen hieraan niet in de weg staan.

Ten slotte kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken omdat er een wettelijke verplichting op ons rust.

Wanneer wij geen beroep kunnen doen op voornoemde grondslagen, kunnen wij je om toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Je hebt het recht gegeven toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens enkel onder voorwaarde dat bij die uitvoering is voorzien in zodanig waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

Met wie delen wij Persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens delen met partijen die namens ons bepaalde diensten uitvoeren en als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van (de software van) een externe partij voor de hosting van de Website, het versturen van nieuwsbrieven en het sluiten van de overeenkomst.

Wanneer wij een verwerker inschakelen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij, zodat zij contractueel verplicht zijn om op een zorgvuldige wijze met jouw persoonsgegevens om te gaan.

Wij kunnen in voorkomend geval jouw persoonsgegevens doorgeven aan (beoogde) rechtsopvolgers om onze dienstverlening geheel of gedeeltelijk voort te kunnen zetten. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving doen wij al het redelijke om jou op de hoogte te stellen van elke overdracht van Persoonsgegevens naar een niet-verbonden derde partij.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens delen met externe sociale media-netwerken, advertentienetwerken en websites die doorgaans optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken, waardoor BCS op externe platformen en websites kan verkopen en adverteren;

In bepaalde gevallen delen wij jouw persoonsgegevens met professionele adviseurs die optreden als verwerkers of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, waaronder juristen, bankiers, auditors en verzekeraars die ons consultancy-, bank-, juridische, verzekerings- en boekhouddiensten verlenen, en voor zover wij wettelijk gehouden zijn jouw Persoonsgegevens te delen of voor zover wij daar een gerechtvaardigd belang in hebben.

Wij kunnen tenslotte uw persoonsgegevens delen met bevoegde overheidsinstanties. Uitsluitend indien en voor zover wij hiertoe wettelijk zijn verplicht, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan overheidsinstanties zoals toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsautoriteiten, bijvoorbeeld als in het geval van fraude of illegale activiteiten een verzoek van de politie komt.

Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Wij kunnen gebruik maken van e-mail dienstverleners of hosting partijen die buiten de EER zijn gevestigd. Wij nemen in voorkomende gevallen maatregelen de doorgifte van persoonsgegevens te legitimeren, bijvoorbeeld door een doorgifte overeenkomst te sluiten gebaseerd op de Standard Contractual Clauses.

Hoe lang bewaren wij jouw Persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. De bewaartermijn die wij hanteren is afhankelijk van het doel waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken, en of er specifieke wettelijke bewaarplichten op ons rusten.

Wanneer je een klant of leverancier van ons bent, bewaren wij jouw persoonsgegevens tot twee jaren na het einde van de overeenkomst die wij met je hebben, behoudens de gegevens die onder de boekhoud- en bewaarverplichting van 7 jaren vallen.

Wanneer je reageert op een vacature of wanneer je een open sollicitatie aan ons richt, bewaren wij jouw persoonsgegevens tot 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Wanneer je daarvoor toestemming geeft, bewaren wij de persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatie maximaal 1 jaar.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens verwijderd. Als technische redenen ons verhinderen gegevens volledig uit onze systemen te verwijderen, treffen wij passende maatregelen om verder gebruik van die gegevens te voorkomen.

Jouw rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens

Jouw rechten

Uiteraard blijf je zelf de baas over jouw gegevens. Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook heb je het recht om gegeven toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door BCS. Daarnaast heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Jouw rechten zijn niet absoluut. In sommige gevallen kunnen wij niet aan jouw verzoek voldoen, bijvoorbeeld omdat een wettelijke verplichting zich hiertegen verzet. In voorkomend geval informeren wij je hierover.

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Wanneer je jouw rechten wil inroepen, kun je hiervoor schriftelijk contact opnemen met BCS via
info@bcs.nl. Voor wij jouw verzoek in behandeling nemen, kunnen wij je vragen om aanvullende gegevens te overleggen, waarmee wij jouw identiteit kunnen controleren.

Jouw voorkeuren voor e-mailmarketing berichten

Als wij jouw Persoonsgegevens verwerken met het doel om marketingberichten te versturen, kun je jij je afmelden van marketingberichten die geen verband houden met de dienstverleningsovereenkomst met BCS door onderaan BCS marketing-e-mails op ‘Afmelden’ te klikken.

Wij willen je erop wijzen dat het afmelden voor marketingberichten je niet afmeldt voor belangrijke zakelijke berichten die verband houden met jouw huidige relatie met ons, zoals berichten over jouw abonnementen of evenementinschrijvingen, dienstberichten en beveiligingsinformatie.

Jouw rechten in geval van BCS als verwerker

Zoals hierboven beschreven, kunnen wij ook in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken. Als een klant van BCS jouw gegevens bij ons heeft ingediend en je wil jouw rechten uit hoofde van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving uitoefenen, neem dan rechtstreeks contact op met de betreffende klant. Wil je jouw verzoek toch rechtstreeks bij ons indienen, verstrek dan de naam van de klant van BCS die jouw gegevens bij ons heeft ingediend. Wij mogen namelijk alleen gegevens van een klant inzien op instructie van die klant. Wij sturen jouw verzoek door naar de klant en ondersteunen hen waar nodig bij het reageren op jouw verzoek binnen een redelijk tijdsbestek.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen voorzorgsmaatregelen – waaronder organisatorische, technische en fysieke maatregelen – om de persoonsgegevens die wij verwerken of gebruiken te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of toegang. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de soorten van verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het beschermen van je wachtwoord, het beperken van de toegang tot apparaten en het afmelden van onze websites na de sessies.

Wijzigingen in dit Privacy Statement

Ons Privacy Statement kunnen wij van tijd tot tijd wijzigen. Bovenaan ons Privacy
Statement staat de datum van de laatste wijziging vermeld.

Vragen

Heb je een vraag over de verwerking of beveiliging van uw persoonsgegevens? Stel deze dan via het contactformulier op de website of via info@bcs.nl.

Klachten

Je kunt een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door een e-mail te sturen naar privacy@bcs.nl.

Wij hechten er waarde aan om samen met jou een oplossing te vinden voor jouw klachten of zorgen die je hebt met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens en jouw privacy. Ben je van mening dat wij je niet konden helpen met jouw klacht of vraag, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.