EN
Hoffmann Groep
Van loonstrookjes uitdraaien naar een alles-in-één HRM tool
“Ik wilde met ons nieuwe systeem niet enkel loonstrookjes kunnen uitdraaien, maar álles rondom HR kunnen doen.”
Donna Bennenbroek (HR specialist bij Hoffmann Groep)Een goede klik tussen Hoffmann Groep en BCS
Het oude systeem dat Hoffmann Groep gebruikte voor salariszaken werkte niet anders dan een rekenmachine. Het had geen handige, extra functionaliteiten. Donna Bennenbroek, HR Specialist bij Hoffmann Groep, kwam vorig jaar bij de organisatie werken en gaf direct aan meer te willen kunnen met het systeem. Ze wilde niet enkel haar loonstrookjes kunnen uitdraaien, maar álles rondom HR kunnen doen. Dat was het moment dat er een zestal partijen werd uitgenodigd om een demo te geven. Al snel concludeerde Donna dat alle pakketten vergelijkbare functionaliteiten hadden, maar elk met een ander ‘likje verf’. Dat maakte de keuze lastig.
Hoffmann Groep had wat eisen gesteld bij de keuze voor een nieuw HRM- en salarissysteem. Dat waren onder meer:
- Het bedrijf dat de software aanbiedt moet dicht bij huis zijn en stand by kunnen staan voor wanneer ze hen nodig hebben.
- Er moet een klik zijn met de mensen van het bedrijf en de communicatie moet soepel verlopen. De Hoffmann Groep is immers een familiair bedrijf, waarbij informaliteit en flexibiliteit belangrijk zijn.
- De kosten van de software moeten aantrekkelijk zijn.
Hierna konden ze gaan wegstrepen en bleven er 3 bedrijven over. De goede klik die er was met de mensen van BCS heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat er voor ons werd gekozen.
Een supersnelle implementatie
Half november 2022 werd de offerte pas getekend. Dat betekende dat er nog anderhalve maand was om de software van BCS te implementeren om per 1 januari in het volgende boekjaar over te stappen. Uiteindelijk heeft de implementatie in december plaatsgevonden. Michiel verzekerde bij het tekenen van het contract dat het ging lukken en de mate van flexibiliteit van BCS hierbij waardeerde de Hoffmann Groep enorm.
Uitzonderlijk goede communicatie
De eis die ze hadden voor prettig contact, heeft BCS volgens Donna zeker waargemaakt. Zo geeft ze een voorbeeld van het fijne contact met Nova-consultant Niels: “Ik kon gewoon zeggen ‘Hier heb je een Excel-bestand van uren, help me eens hoe ik dat het makkelijkst in Nova krijg.’ En dan zette hij importsheets voor me klaar die ik enkel nog maar hoefde te vullen. Dat is zo fijn, want ik heb helemaal geen tijd om erover na te denken hoe je dat zelf kan.”
Maar ook voorafgaand aan de samenwerking vond ze het contact met Michiel al erg prettig. Ze vond namelijk de lay-out van Polaris totaal niet overzichtelijk en aantrekkelijk. Toen ze dat bij Michiel aangaf, heeft hij haar uitgenodigd om eens bij hem op locatie te komen zitten. De hele middag heeft hij voor haar de tijd genomen om samen Polaris te doorlopen. En bij terugkomst heeft ze meteen tegen de directie gezegd dat ze voor BCS wil gaan. Ze beseft dat Polaris uitgebreid is, maar nu weet ze precies wat ze moet gebruiken en wat niet.
“Michiel heeft op een briljante manier mijn twijfel weggenomen. Dat heb ik nog nooit gezien, dat een accountmanager dat op die manier aanpakt. Hij had ook een demo kunnen geven en een andere klant kunnen binnenhalen. In plaats daarvan nam hij voor mij alle tijd”
Donna Bennenbroek (HR specialist bij Hoffmann Groep)Hoffmann Groep over de BCS HRM & Salaris
Medewerkers zijn positief over de software, omdat ze nu zelf verlof kunnen aanvragen en altijd inzicht in de eigen gegevens kunnen hebben. Nova vinden ze een mooie en gebruiksvriendelijke app. En ook Donna is enorm positief over de software. Ze hoeft niet lang na te denken over wat ze de fijnste functionaliteiten vindt:
- Self Service: Donna vond het heel belangrijk om mensen meer inzicht te geven, maar ook zelf zaken te laten regelen via Nova. Nu kunnen medewerkers ’s avonds even het saldo voor de vakantiedagen checken en direct aanvragen, in plaats van alles aan een HR-medewerker te vragen.
- Inzicht: ze heeft nu inzicht in alle persoonlijke dossiers, wat ze voorheen niet had.
- Urenregistratie: vóór BCS werkte ze nog met Excel-bestanden waar de uren die iemand had gewerkt door Donna in moesten worden geregistreerd. Dat was zeer tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Nu BCS straks wordt gekoppeld aan het nieuwe urenregistratiesysteem, zal dat allemaal veel sneller én makkelijker gaan.
- Mailmerge en automatisering: mails kunnen geautomatiseerd worden verstuurd en middels auto-fill hoeft ze niets dubbel te typen.
- Rapportage: met het vorige systeem kon Donna gewoonweg niet de gewenste rapporten uitdraaien en in BCS alles wat ze wil. En kan het nog niet? Dan beweegt BCS daarin mee en zorgen ze ervoor dat het mogelijk wordt.
Donna’s functie is erg veranderd. Ze heeft nu meer tijd over om strategisch bezig te zijn en minder operationeel. Doordat ze veel handmatige taken kan laten liggen, kan ze meer contact hebben met de mensen op de bouw of op de werf. Ook kan ze met de directie stappen gaan maken op andere gebieden.
Ben jij ook benieuwd hoe onze software jouw werk als HR professional een stuk leuker kan maken, net als bij Hoffmann Groep? Ontdek ons softwarepakket HRM & Salaris.