EN
Koninklijke Ruig
Subliem teamwork bij nieuwe HRM software voor Koninklijke Ruig
Ruig is dé specialist in wild en gevogelte en levert aan horeca, zorginstellingen en grootverbruik. Daarnaast is het bedrijf ook vaste poelier van de op foodservice gerichte groothandel Sligro. Als specialist staat Ruig met een shop-in-shop in 34 vestigingen van de groothandel. Het familiebedrijf bestaat al sinds 1891 en inmiddels staat er de vijfde generatie aan het roer. Ruig is daarmee, zoals de slogan al zegt ‘Trots als een edelhert’.
De uitdagingen van een 130 jaar oud familiebedrijf
In totaal is Ruig met ongeveer 150 mensen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Oostzaan, waarnaast ook de productie en logistiek is gevestigd. Zo’n driekwart van de mensen die in Oostzaan werkzaam zijn, werkt er in de productie en de logistiek en de andere kwart op kantoor. Naast alle medewerkers in Oostzaan zijn er uiteraard nog de medewerkers die in de shop-in-shops staan in de Sligro-vestigingen.
Het familiebedrijf bestaat al ruim 130 jaar en ondanks dat het al die jaren succesvol heeft volgehouden, ontkomt het er niet aan om mee te bewegen met de tijd. Op dit moment zit Ruig dan ook in een change management proces om zich klaar te maken voor de toekomst. Niet alleen op het gebied van de producten, maar ook op het gebied van systemen, waaronder ook de urenregistratie, deurregistratie en HRM & Salaris zaken.
"Ik heb nooit eerder meegemaakt dat een project boven verwachting, binnen de tijd en binnen het budget werd opgeleverd én dat je ook nog wat extra hebt gekregen."
Bart Koeman (Financiel Directeur van Ruig)Nieuwe software als onderdeel van change management
HR Manager Joscha Wustenhoff werkt inmiddels 4 jaar bij Ruig en werd in haar eerste jaar al verantwoordelijk voor de salarisadministratie. Al snel merkte ze dat het systeem dat ze destijds gebruikten, niet paste bij het bedrijf. Met name zorgde de software voor veel fouten en was het niet flexibel – veel gewenste functionaliteiten konden simpelweg niet gerealiseerd worden. Al snel werd duidelijk, ook bij de directie, dat er wat aan gedaan moest worden.
Overgaan op nieuwe systemen gaat niet zonder uitdagingen, zeker niet bij Ruig. Zo werken er trouwe medewerkers die er al 30-40 jaar zitten en nog onder oude regelingen vallen, maar ook jonge medewerkers die aan het begin van hun carrière staan. Er zijn medewerkers in de buitendienst, die met andere werkschema’s te maken hebben dan de ploegendiensten in Oostzaan. Het personeel wisselt veel en ook het ‘oud zeer’ van eerdere systemen met fouten in de administratie, zorgt voor veel complexiteit. Daarnaast geeft de pluimvee cao een hoop regels waar je aan moet voldoen.
Twee jaar aan onderzoek volgde en uiteindelijk hadden ze alle wensen op een presenteerblaadje. Ruig koos voor Dyflexis voor urenregistratie, Easysecure voor deurregistratie en BCS voor alle HRM & Salariszaken, met de urenregistratie en deurregistratie eraan gekoppeld.
"Je kan de software zelf bewerken en finetunen en dat vind ik tot de dag vandaag het fijnst. Van workflows maken en componenten toevoegen tot de grootboekrekening wijzigen: álles kan."
Joscha Wustenhoff (HR Manager bij Ruig)BCS bleek de beste keuze
De keuze voor BCS bleek al gauw een goede. Een 'back-to-basic' bedrijf, waarbinnen iedere programmeur ook salariskennis heeft. Bart Koeman, Financieel Directeur bij Ruig, legt uit: “Bij BCS praat je met vakbroeders, waarvan sommigen zelfs meer kennis van zaken hebben dan jij. Naast prettig samenwerken, was het ook constructief samenwerken. Zo raadde BCS onze HR-medewerkers een PDL-cursus aan, gewoon om even de kennis rondom loonadministratie op te frissen. Dit soort tips waarderen wij enorm.”
“Eerlijk gezegd vonden we het in het begin spannend om niet voor een van ‘de grootste namen’ te gaan, bij de vergelijking tussen andere systemen”, geeft hij toe. “Maar de goede keuze werd uiteindelijk steeds opnieuw weer bevestigd. Ik heb nog nooit meegemaakt dat een project boven verwachting, binnen de tijd en binnen het budget werd opgeleverd én dat je ook nog wat extra hebt gekregen. Normaal ben ik heel kritisch, maar op BCS kan ik niks aanmerken. Ik moet dan echt gaan graven, want het systeem, het verwachtingsmanagement, de mensen: alles was goed. En BCS is daarbij nog goedkoper dan de concurrent ook.”
Een voorsprong in tijd door goede communicatie
Het implementatieproces startte halfweg 2021 en liep gesmeerd. Na de ‘go’ werden er door BCS direct allerlei zaken in gang gezet. Bart vertelt: "Wat ik er erg sterk vond is dat er direct invulformulieren kwamen met alle relevante vragen over de stakeholders van Ruig met hun positie in het project en hun contactgegevens. Dan is dat gelijk helder en vastgelegd."
Hij vult aan: "Onze HR afdeling heeft gezorgd dat alles tijdig werd aangeleverd, zodat de bal bij BCS lag. Maar we kregen het sneller dan verwacht terug. En zo bleef het gaan. In overleg met BCS waren we al eerder in het jaar gestart met het oog op schaduwdraaien vóór het jaareinde, maar gaandeweg bouwden we de voorsprong verder uit."
Joscha stemt daarmee in: “De communicatie was erg prettig. BCS kon altijd langskomen om iets face-to-face te overleggen. En na elk mailtje, telefoontje of meeting werd het PVA direct bijgewerkt en opgestuurd.” Per januari 2022 ging Ruig dan officieel 'live' met de software van BCS.
Een HRM systeem waarbinnen álles mogelijk is
Ook Joscha is zeer te spreken over het systeem. "Je kan de software zelf bewerken en finetunen en dat vind ik tot de dag vandaag het fijnst. Van zelf workflows maken en mailmerge bestanden erin zetten tot componenten toevoegen en de grootboekrekening wijzigen: álles kan. In andere tools kan je daar als gebruiker niet eens bij. In een bedrijf als Ruig is het heel wenselijk dat je het tot in detail kan bewerken, omdat er zo veel bijzonderheden zijn.”
Ruig merkte direct verbeteringen op allerlei vlakken. “Er is veel administratief werk verminderd”, vertelt Joscha. “Een mooi voorbeeld is het digitaal ondertekenen van een document. Voorheen werd dat uitgeprint, op het bureau van de directeur gelegd, dan kreeg je het na enkele keren opnieuw vragen ondertekend terug en moest het in tweevoud op de post mét retourenvelop. Eenmaal terug moest het weer in een papieren dossier. Dat hoeft nu allemaal niet meer; je ondertekent digitaal en houdt digitaal bij of het is getekend. Efficiënter, minder foutgevoelig en minder handwerk.”
“Wat ik ook heel prettig vind is dat alles wordt gecontroleerd”, vult Joscha aan. “Je weet dat, wanneer alle vinkjes op groen staan, dat het goed is ingevuld. Dat levert enorm veel tijd op en geeft zekerheid om verder te gaan met je werkzaamheden.” Ook vindt ze het prettig dat ze andere afdelingen veel makkelijker van informatie kan voorzien en rapporten kan draaien. In de toekomst hoopt Ruig dan ook om de tijd te nemen om ook alle historische gegevens, die nu nog in papieren dossiers zitten, te digitaliseren.
De optimalisatie gaat door
Ondanks dat Ruig al erg blij is met de samenwerking en software van BCS, zien ze in de toekomst nog meer ruimte voor optimalisatie. Veel managers die al jaren op een bepaalde manier werken, moeten nog wennen aan het feit dat alles te automatiseren is en ze dus niet altijd meer handmatig een mailtje hoeven te versturen. Dit is een kwestie van aanleren, legt Joscha uit, maar dat kost uiteraard tijd. “Ook zouden we nog veel meer uit NOVA kunnen halen, de self-service app van BCS. Tot nu toe gebruiken we het nog alleen voor loonstroken, het dossier en het wijzigen van NAW-gegevens. Maar ook dat is een kwestie van aanleren bij alle medewerkers. Dat ligt op de plank voor de nabije toekomst.”
Meer weten over dat de HRM software van BCS voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees meer over alle functionaliteiten en integraties van HRM & Salaris of boek direct een demo bij een van onze specialisten. We helpen je graag verder!