EN
Marfo
Van losse bestandjes naar één systeem: hoe Marfo alle HRM-processen centraliseerde met BCS
Marfo levert de smaakvolle maaltijden met name aan de airline industrie. Zo zijn de luchtvaartmaatschappijen die verre vluchten organiseren, zoals KLM, Qatar en Norwegian Air, belangrijke klanten van Marfo.
Bij het verzorgen van deze maaltijden creëert Marfo zo min mogelijk waste. Veel maaltijden worden ingevroren aangeleverd en geborgen, zodat precies de benodigde hoeveelheden kunnen worden afgenomen en de rest bewaard. Naast aan vliegmaatschappijen, levert Marfo ook aan zorginstellingen en ziekenhuizen en houdt het zich sinds kort ook bezig met retail. Maar ook levert het aan militairen op missie of aan opvangcentra voor de vluchtelingen uit bijvoorbeeld Oekraïne.
“Marfo maakte nog geen gebruik van een HRM- of salarissysteem en regelde het alles nog met Word- en Excelbestandjes."
Arieke Omta (Manager Human Resources bij Marfo)Op dit moment werken er 190 mensen vast in dienst bij Marfo. Het personeel is verspreid over de diverse locaties: magazijn, de grote keuken, assemblageafdeling, inpakafdeling en het hoofdkantoor in Lelystad. Bovenop deze 190 mensen werken er dagelijks nog zo'n 70 medewerkers op uitzendbasis bij Marfo. Dit aantal varieert tijdens de piekperioden.
Van losse bestandjes naar één centraal systeem
Je kan je voorstellen dat het managen van het personeel van zo’n grote organisatie met veel diversiteit een uitdaging kan zijn. Toch maakte Marfo nog geen gebruik van een HRM- of salarissysteem en regelde het alles nog met Word- en Excelbestandjes. Het gebruikte weliswaar een kloksysteem voor de productiemedewerkers, maar dat synchroniseerde niet met een salarissysteem, waardoor controles moeilijk en tijdsintensief waren en het complex was om alles cao conform te doen.
Arieke Omta startte in augustus 2021 als Manager Human Resources bij Marfo. Een van haar voorwaarden was dat er een goed systeem kwam om HRM te kunnen beoefenen. Dit werd direct haar eerste opdracht mét een harde deadline: januari 2022. “Het is maar goed dat ik niet wist waar ik aan begon”, zegt ze lachend.
Omdat ze uiteraard nieuw was binnen de organisatie, ging ze direct met meerdere mensen terug naar de tekentafel. Ze sprak zo veel mogelijk mensen binnen de organisatie om te ontdekken waar de behoefte lag. Vanuit de HRM-afdeling waren de wensen echter heel duidelijk. Zo moesten het bevestigen en doorvoeren van mutaties op één plek worden gecentraliseerd en wilden ze werken volgens één vast systeem met templates. Eén keer alles goed neerzetten en van daaruit efficiënter werken dus. En: volledig paperless.
"Het is fijn dat je nu belangrijke dingen op tijd signaleert en daardoor proactiever kan werken."
Arieke Omta (Manager Human Resources bij Marfo)De meest passende software voor de beste prijs
Arieke had nog niet eerder gehoord van BCS. Ze vulde haar specifieke wensen in op diverse vergelijkingswebsites en BCS kwam hier meermaals op diverse vlakken als meest passende partij naar voren. Zo had BCS:
- De meest passende functionaliteiten
- Een goede score binnen productieomgevingen (m.n. wegens meertalige app; Marfo heeft veel medewerkers uit het buitenland)
- Een beschikbare koppeling met Easysecure (deurregistratie) en met Dyflexis (urenregistratie)
- Een gebruiksvriendelijkere interface
- De beste prijs
Marfo is in gesprek gegaan diverse partijen en heeft uiteindelijk gekozen voor de combinatie Easysecure, Dyflexis en HRM & Salaris van BCS.
Vaste aanspreekpunten
Anneloes Rademakers, Senior Accountmanager bij BCS, was tot aan het tekenen van het contract in september 2021 het vaste aanspreekpunt voor Marfo. Niels van Noorden werd uiteindelijk voor HR-administratie het aanspreekpunt en Wim Monshouwer voor salarisadministratie. Deze vaste aanspreekpunten vond Arieke erg prettig; afhankelijk van het type vraag wist je precies bij welke BCS-medewerker je moest zijn. In de periode van oktober en november werd de administratie gebouwd en gevuld en in december is er geschaduwdraaid. Per 1 januari was het helemaal live. Deadline gehaald!
Tijd voor de écht leuke HRM-zaken
Uiteindelijk werkten alle apps perfect samen. Dyflexis wordt gebruikt voor urenregistratie, Easysecure voor deurregistratie en HRM & Salaris voor alle HRM & salariszaken. De software communiceerden met elkaar met HRM & Salaris als basis.
De HRM Officer van Marfo kwam eindelijk toe aan alle leukere HRM zaken. Maar ook kan zij haar werk beter doen. Zo is het fijn dat je belangrijke dingen op tijd signaleert en daardoor proactiever kan werken. “Bijvoorbeeld wanneer certificaten verlopen, zijn we er op tijd bij”, legt Arieke uit. “Betreft dit bijvoorbeeld een groep van 25 personen, dan kunnen we die opleidingsgroepen al op voorhand gaan inplannen.”
Ook op het gebied van verzuim en achtergrond van verzuim zijn zaken verbeterd. Zowel kort als lang verzuim is geheel inzichtelijk geworden. Je hebt meer kengetallen en herkent eerder bepaalde problematiek. “Wat ook fijn is, is dat je eenvoudig via je telefoon declaraties kan indienen. Voorheen moest dit met pen en papier”, vertelt Arieke. “Dit stimuleert ook de medewerkerstevredenheid; over het algemeen horen we alleen maar positieve reacties op de nieuwe software.”
Na livegang volgde er nog een periode van optimalisatie. In BCS kunnen veel processen namelijk zelf gebouwd worden en dit nu gaat steeds makkelijker, doordat Arieke het systeem steeds beter onder de knie krijgt.
Helder en duidelijk projectmanagement
Arieke is ontzettend tevreden over BCS. “Alles was vanaf het begin tot eind helder. Dit begon al bij het voortraject tot aan de offerte. Ook heel de implementatiefase was duidelijk: de projectplanning was ingedeeld op onderwerp en hierdoor wist je precies bij welk vraagstuk je bij wie moest zijn. Daarnaast reageert BCS erg snel op verzoeken; deze worden vrijwel meteen opgepakt. Dat is echt heel fijn.”
Natuurlijk valt er altijd nog wat te verbeteren. Zo is het taal- en ontwikkelingsniveau niet bij alle medewerkers even hoog en heeft de één soms wat moeite met inloggen en vindt de ander het wat ingewikkeld hoe ze met de app moeten werken. “Dit blijf je uiteraard houden en dat kan ik de software niet verwijten.”
Meer weten over de software van BCS?
Ook nieuwsgierig naar wat de HRM & Salaris software van BCS voor jouw organisatie kan betekenen? En met welke verschillende software we koppelingen kunnen leggen om van diverse processen één gestroomlijnd proces kan creëren? Lees dan snel verder over onze Producten of neem direct contact met ons op voor het boeken van een demo.