EN
Van Velsen Reflectielijnen
Efficiënte en geautomatiseerde verloning voor Van Velsen Reflectielijnen
Van Velsen Reflectielijnen is een groot familiebedrijf met meer dan vier vestigingen (Bodegraven, Emmen, Oss en Drachten) door heel Nederland. Dag en nacht zijn de medewerkers van het bedrijf te vinden op de Nederlandse wegen dankzij hun expertise in het aanbrengen en leveren van markeringen en belijningen. Als marktleider in Nederland leveren zij veelal werk voor aannemers maar werken ook voor B2B bedrijven zoals het bekende HelloFresh, particulieren en grote kunstprojecten.
“HRM & Salaris is een gebruiksvriendelijke oplossing die ons vanaf iedere locatie in Nederland en op elk tijdstip de salarisadministratie laat doen, we besparen nu enorm veel tijd!”
Jasper van Wilsem (Assistent Controller)De uitdaging van seizoensgebonden werk
Bij Van Velsen Reflectielijnen heeft 20% medewerkers met een vast contract. De overige 80% zijn seizoenmedewerkers met een tijdelijk contract. Deze treden vaak in maart, of wanneer het Nederlandse weer het toelaat, in dienst. Gedurende het seizoen werken de medewerkers doordeweeks, in het weekend én in de nachten. De gewerkte uren worden betaald volgens een bepaald rekenschema, uniek voor van Velsen Reflectielijnen. Rond de wintermaanden is het weer tijd voor de uitdiensttreding van deze medewerkers.
De cyclus van in- en uitdiensttreding herhaalt zich ieder jaar weer bij van Velsen Reflectielijnen en was ook een van de hoofdredenen voor het bedrijf om op zoek te gaan naar een salarisadministratie softwareleverancier zoals BCS. Tot een paar jaar geleden werd namelijk nog alles op papier ingevuld bij het bedrijf, uitgetypt en uitgeprint door een van de vaste medewerkers. Volgens Jasper van Wilsem, assistent controller bij Van Velsen Reflectielijnen, was dit een van de hoofdredenen voor de overstap naar een gedigitaliseerd en geautomatiseerd salarisadministratieproces.
Unieke bedrijfsprocessen eenvoudig en op maat gemaakt met HRM & Salaris
‘Omdat onze seizoenmedewerkers zowel doordeweeks, het weekend en in de nachten werken is een nauwkeurige urenregistratie voor ons erg belangrijk’, aldus Jasper. Dankzij de ESS-tool van HRM & Salaris kunnen deze vanaf heden eenvoudig worden geregistreerd en bijgehouden.
De bedrijfsprocessen bij het bedrijf zijn dankzij het gebruik van HRM & Salaris ook geoptimaliseerd. Zo betaalden ze bij van Velsen Reflectielijnen altijd in periodes achteraf doordat de handmatige urenregistratie erg veel tijd in beslag. ‘Nu zijn wij in staat om 24 uur na de werkperiode de salarissen al te betalen’ zegt Jasper opgelucht. Daarbij krijgt Jasper door de digitalisering van de urenregistratie ook een beter beeld van de resultaten in de winst- en verliesrekeningen. ‘We kunnen exact zien hoeveel loonkosten er zijn geboekt om de omzet te realiseren, dat gaat niet alleen stukken sneller het is ook efficiënter werken voor mij als assistent controller.’
Naast de standaard mogelijkheden binnen het softwareprogramma heeft BCS van Velsen Reflectielijnen geholpen met het optimaliseren van hun unieke bedrijfsprocessen. Zo is het in- en uitdiensttredingproces volledig geautomatiseerd en volledig gedigitaliseerd. Daarnaast zijn er extra opties in de urenregistratie toegevoegd die ervoor zorgen dat de registratie vlotter verloopt, de controle heeft verbeterd en de volledigheid ten goede komt. ‘Kortom, al onze knelpunten zijn geautomatiseerd en verbeterd’ lacht Jasper.
Plezier op de werkvloer dankzij HRM & Salaris
Dat HRM & Salaris veel pijnpunten kan wegnemen bij HR- en Salarismedewerkers is niks nieuws. Zo zouden ze bij van Velsen Reflectielijnen nog steeds in periodes achteraf hebben betaald en met ‘onjuiste’ periodecijfers zitten. Ook zouden de HR-medewerkers van het bedrijf nog veel tijd verliezen aan het verwerken van het in- en uitdiensttredingproces van de seizoenmedewerkers, een proces dat nu geautomatiseerd is. ‘Als wij niet waren overgestapt naar HRM & Salaris dan hadden we een hoop geld misgelopen, dat anders op het overtypen van de weekstaten zou moeten worden weggeschreven’ zegt Jasper. Ook is de sfeer op de werkvloer er prettiger op geworden volgens Jasper. Doordat HRM & Salaris de “vervelende” taken kan automatiseren en digitaliseren kunnen medewerkers namelijk hun aandacht en tijd besteden aan leuker en afwisselend werk.
Op de vraag of Jasper HRM & Salaris zou aanbevelen aan anderen heeft hij een mooi antwoord: ‘Zo nu en dan word ik gebeld door bedrijven die de afweging maken om over te stappen naar HRM & Salaris. Vaak laat ik deze bedrijven zien wat wij hebben, waar wij vandaan komen en wat het ons heeft opgeleverd. Dat is vaak voldoende om anderen het gemak van het programma te laten zien en er is niks van gelogen.”