close

Berekening Vaste Reiskosten- en Thuiswerkvergoeding

Salaris loonadministratie

Hybride werken, dus een combinatie van thuiswerken en op kantoor, is inmiddels binnen veel Nederlandse bedrijven de nieuwe norm geworden. Thuiswerken heeft vele voordelen. Het biedt meer flexibiliteit voor werknemers en draagt bij aan vermindering van files en CO2-uitstoot en daarbij horende milieuproblemen. Maar thuiswerken brengt ook extra kosten mee voor een werknemer. Denk aan koffie, gas en energie. Daarom heeft de overheid besloten dat een onbelaste thuiswerkvergoeding mogelijk is. De thuiswerkvergoeding in 2024 is maximaal €2,35 onbelast per dag, en houdt verband met de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Je mag niet op één dag de onbelaste thuiswerkvergoeding én onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer betalen.

Salaris loonadministratie

Vaste of flexibele thuiswerkvergoeding berekenen

Als werkgever ben je vrij om zelf met je werknemers afspraken te maken over werken op kantoor en vanuit huis. Je kunt kiezen voor vaste thuiswerkdagen per week, of je geeft de werknemer zelf de verantwoordelijkheid om zijn of haar week te plannen. De keuze die je maakt heeft gevolgen voor de manier waarop je thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding inricht.

Wanneer een medewerker een vast aantal dagen thuiswerkt en een vast aantal dagen op de zaak werkt, kun je voor beiden een vaste vergoeding op basis van het forfait verstrekken. Het voordeel van zo’n vaste forfaitaire vergoeding is dat je deze niet hoeft stop te zetten tijdens vakantie of kortdurende ziekte.

Is de verdeling van thuiswerken en werken op de zaak juist per week verschillend? Werk dan bijvoorbeeld op basis van declaratie. Of investeer in HR software waarin medewerkers zelf per dag kunnen aangeven waar zij gewerkt hebben en op welke vergoeding zij dus recht hebben.

Het kan ook voorkomen dat een werknemer een deel van de dag op kantoor werkt, en de rest van de dag vanuit huis. Ook in deze gevallen heeft de werknemer recht op of de onbelaste thuiswerkvergoeding, of de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Je dient dan dus een keuze te maken welke vergoeding je in zulke gevallen uitbetaalt. Uiteraard mag je kiezen voor de meest voordelige optie.

Vaste reiskostenvergoeding op basis van het reiskostenforfait

Het forfait gaat ervan uit dat een fulltimer 5 dagen per week werkt en minimaal 128 dagen per jaar op de zaak werkt. Is dit het geval, dan mag je de reiskosten berekenen op basis van 214 dagen.

Vaste thuiswerkvergoeding op basis van forfait

De hoogte van de vergoeding bedraagt een vast forfaitair bedrag van maximaal € 2,35 per thuiswerkdag. De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,35 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

De dagen geldend bij het reiskostenforfait zijn ook van toepassing voor de berekening van de vaste thuiswerkvergoeding.

Deze vergoedingen zijn beide Gericht vrijgesteld voor de Werkkostenregeling.


Aan de hand van enkele rekenvoorbeelden laten we zien hoe je de vaste vergoedingen berekent:

Voorbeeld 1:

Een fulltime medewerker werkt 3 dagen op kantoor en heeft 2 vaste thuiswerkdagen. De reisafstand woon-werk is 10 kilometer.

De reiskostenvergoeding mag voor ten hoogste 129 dagen (3 / 5 x 214 dagen) worden berekend. Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,23 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 593,40 per jaar = € 49,45 per maand.

De thuiswerkvergoeding mag worden berekend voor ten hoogste 86 dagen (2 / 5 x 214 dagen). Dus € 2,35 (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 86 dagen = € 202,10 per jaar = € 16,84 per maand

BCS Blog Thuiswerkvergoeding 2022 berekeningen

Voorbeeld 2:

Een parttime medewerker (80%) werkt 3 dagen op kantoor en heeft 1 vaste thuiswerkdag. De reisafstand woon-werk is 10 kilometer.

In dit geval mag een vaste forfaitaire vergoeding worden gegeven over in totaal maximaal 171 dagen (80% van 214).

Voor de reiskostenvergoeding is dat in dit geval dan voor maximaal 129 dagen (3 / 4 x 171 dagen).

Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,23 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 593,40 per jaar = € 49,45 per maand.

Voor de ene dag thuiswerken mag een vergoeding op ten hoogste 43 dagen (1 / 4 x 171 dagen) worden gegeven. Dus € 2,35 (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 43 dagen = € 101,05 per jaar = € 8,42 per maand.

Terugwerkende Kracht Weken

Voorbeeld 3:

Een parttime medewerker (80%) werkt 2 dagen op kantoor en heeft 2 vaste thuiswerkdagen. De reisafstand woon-werk is 10 kilometer.

In dit geval mag een vaste forfaitaire vergoeding worden gegeven over in totaal maximaal 171 dagen (80% van 214).

Voor de reiskostenvergoeding is dat in dit geval dan voor maximaal 86 dagen (2 / 4 x 171 dagen).

Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,23 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 593,40 per jaar = € 49,45 per maand.

Voor de twee dagen thuiswerk mag ook een vergoeding worden gegeven op ten hoogste 86 dagen (2 / 4 x 171 dagen). Dus € 2,35 (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 86 dagen = € 202,01 per jaar = € 16,84 per maand.

Let op: Omdat je bij de berekening van het aantal dagen waarop je ten hoogste de vergoeding mag ontvangen naar boven mag afronden, kom je nu op 215 dagen uit (128,4 dagen en 85,6 dagen wordt 129 dagen en 86 dagen)

Is het uitbetalen van de thuiswerkvergoeding verplicht?

Als werkgever ben je niet verplicht om de thuiswerkvergoeding uit te betalen. Eventueel kunnen afspraken hierover wel vastgelegd zijn in een cao. Je kunt er ook voor kiezen om de vaste reiskostenvergoeding aan te houden, en dit ook op thuiswerkdagen uit te betalen om te compenseren. Met oog op goed en modern werkgeverschap, raden we je aan om de wensen en situatie van je werknemers te bespreken en respecteren. Bespreek met je werknemers welke gevolgen bepaalde keuzes op hun situatie hebben en maak zo de juiste keuze.

Thuiswerkvergoeding 2022 BCS

Houd me op de hoogte

Stuur mij een bericht wanneer er een nieuwe blog wordt geplaatst.

Laatste blogs

• Blog februari 20, 2024

Preview:

De beoordelings- en functioneringsgesprekken zijn jaarlijks weer een belangrijk moment. Hier hangen salaris- en promotiekansen vanaf, maar ook contractverlengingen. Het vermogen om eerlijke en onpartijdige evaluatie uit te voeren, is van onschatbare waarde voor zowel werknemers als werkgevers. De HR afdeling speelt hier een belangrijke rol in. Maar hoe kan HR bijdragen aan een eerlijke beoordeling van medewerkers, zonder dat dit sterk afhangt van de mening van een manager of andere leidinggevende? In deze blog delen we een aantal tips hoe je hier binnen jouw organisatie mee om kunt gaan.

• Blog februari 20, 2024

De rol van HR bij het objectief beoordelen van medewerkers

• Blog januari 9, 2024

Preview:

BCS HR Software breidt haar marktpositie uit door de overname van Online Academie, een bedrijf dat bekend staat om haar learning experience platform (SaaS). De samenwerking tussen BCS en Online Academie is de zesde acquisitie sinds Main Capital Partners in april 2022 in BCS investeerde en de derde van dit jaar.

• Blog januari 9, 2024

We zijn erg blij om de succesvolle overname van Online Academie B.V. aan te mogen kondigen!

• Blog december 14, 2023

Preview:

In slechts dertien maanden heeft de dynamiek van loonstructuren een drastische wending genomen. Werknemers die voorheen met een maandsalaris van €2300 ruim boven het minimumloon zaten, staan nu op een kruispunt. Hoe is deze plotselinge verschuiving mogelijk?

• Blog december 14, 2023

Binnen 13 maanden van een comfortabel salaris naar een uitdaging met het minimumloon