EN
Berekening Vaste Reiskosten- en Thuiswerkvergoeding
Hybride werken, dus een combinatie van thuiswerken en op kantoor, is inmiddels binnen veel Nederlandse bedrijven de nieuwe norm geworden. Thuiswerken heeft vele voordelen. Het biedt meer flexibiliteit voor werknemers en draagt bij aan vermindering van files en CO2-uitstoot en daarbij horende milieuproblemen. Maar thuiswerken brengt ook extra kosten mee voor een werknemer. Denk aan koffie, gas en energie. Daarom heeft de overheid besloten dat een onbelaste thuiswerkvergoeding mogelijk is. De thuiswerkvergoeding in 2024 is maximaal €2,35 onbelast per dag, en houdt verband met de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Je mag niet op één dag de onbelaste thuiswerkvergoeding én onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer betalen.
Vaste of flexibele thuiswerkvergoeding berekenen
Als werkgever ben je vrij om zelf met je werknemers afspraken te maken over werken op kantoor en vanuit huis. Je kunt kiezen voor vaste thuiswerkdagen per week, of je geeft de werknemer zelf de verantwoordelijkheid om zijn of haar week te plannen. De keuze die je maakt heeft gevolgen voor de manier waarop je thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding inricht.
Wanneer een medewerker een vast aantal dagen thuiswerkt en een vast aantal dagen op de zaak werkt, kun je voor beiden een vaste vergoeding op basis van het forfait verstrekken. Het voordeel van zo’n vaste forfaitaire vergoeding is dat je deze niet hoeft stop te zetten tijdens vakantie of kortdurende ziekte.
Is de verdeling van thuiswerken en werken op de zaak juist per week verschillend? Werk dan bijvoorbeeld op basis van declaratie. Of investeer in HR software waarin medewerkers zelf per dag kunnen aangeven waar zij gewerkt hebben en op welke vergoeding zij dus recht hebben.
Het kan ook voorkomen dat een werknemer een deel van de dag op kantoor werkt, en de rest van de dag vanuit huis. Ook in deze gevallen heeft de werknemer recht op of de onbelaste thuiswerkvergoeding, of de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Je dient dan dus een keuze te maken welke vergoeding je in zulke gevallen uitbetaalt. Uiteraard mag je kiezen voor de meest voordelige optie.
Vaste reiskostenvergoeding op basis van het reiskostenforfait
Het forfait gaat ervan uit dat een fulltimer 5 dagen per week werkt en minimaal 128 dagen per jaar op de zaak werkt. Is dit het geval, dan mag je de reiskosten berekenen op basis van 214 dagen.
Vaste thuiswerkvergoeding op basis van forfait
De hoogte van de vergoeding bedraagt een vast forfaitair bedrag van maximaal € 2,35 per thuiswerkdag. De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,35 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
De dagen geldend bij het reiskostenforfait zijn ook van toepassing voor de berekening van de vaste thuiswerkvergoeding.
Deze vergoedingen zijn beide Gericht vrijgesteld voor de Werkkostenregeling.
Aan de hand van enkele rekenvoorbeelden laten we zien hoe je de vaste vergoedingen berekent:
Voorbeeld 1:
Een fulltime medewerker werkt 3 dagen op kantoor en heeft 2 vaste thuiswerkdagen. De reisafstand woon-werk is 10 kilometer.
De reiskostenvergoeding mag voor ten hoogste 129 dagen (3 / 5 x 214 dagen) worden berekend. Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,23 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 593,40 per jaar = € 49,45 per maand.
De thuiswerkvergoeding mag worden berekend voor ten hoogste 86 dagen (2 / 5 x 214 dagen). Dus € 2,35 (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 86 dagen = € 202,10 per jaar = € 16,84 per maand
Voorbeeld 2:
Een parttime medewerker (80%) werkt 3 dagen op kantoor en heeft 1 vaste thuiswerkdag. De reisafstand woon-werk is 10 kilometer.
In dit geval mag een vaste forfaitaire vergoeding worden gegeven over in totaal maximaal 171 dagen (80% van 214).
Voor de reiskostenvergoeding is dat in dit geval dan voor maximaal 129 dagen (3 / 4 x 171 dagen).
Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,23 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 593,40 per jaar = € 49,45 per maand.
Voor de ene dag thuiswerken mag een vergoeding op ten hoogste 43 dagen (1 / 4 x 171 dagen) worden gegeven. Dus € 2,35 (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 43 dagen = € 101,05 per jaar = € 8,42 per maand.
Voorbeeld 3:
Een parttime medewerker (80%) werkt 2 dagen op kantoor en heeft 2 vaste thuiswerkdagen. De reisafstand woon-werk is 10 kilometer.
In dit geval mag een vaste forfaitaire vergoeding worden gegeven over in totaal maximaal 171 dagen (80% van 214).
Voor de reiskostenvergoeding is dat in dit geval dan voor maximaal 86 dagen (2 / 4 x 171 dagen).
Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,23 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 593,40 per jaar = € 49,45 per maand.
Voor de twee dagen thuiswerk mag ook een vergoeding worden gegeven op ten hoogste 86 dagen (2 / 4 x 171 dagen). Dus € 2,35 (vrijgestelde thuiswerkvergoeding) x 86 dagen = € 202,01 per jaar = € 16,84 per maand.
Let op: Omdat je bij de berekening van het aantal dagen waarop je ten hoogste de vergoeding mag ontvangen naar boven mag afronden, kom je nu op 215 dagen uit (128,4 dagen en 85,6 dagen wordt 129 dagen en 86 dagen)
Is het uitbetalen van de thuiswerkvergoeding verplicht?
Als werkgever ben je niet verplicht om de thuiswerkvergoeding uit te betalen. Eventueel kunnen afspraken hierover wel vastgelegd zijn in een cao. Je kunt er ook voor kiezen om de vaste reiskostenvergoeding aan te houden, en dit ook op thuiswerkdagen uit te betalen om te compenseren. Met oog op goed en modern werkgeverschap, raden we je aan om de wensen en situatie van je werknemers te bespreken en respecteren. Bespreek met je werknemers welke gevolgen bepaalde keuzes op hun situatie hebben en maak zo de juiste keuze.
Houd me op de hoogte
Stuur mij een bericht wanneer er een nieuwe blog wordt geplaatst.
Deel deze blog
Laatste blogs
Preview:
Als werkgever heb je veel verantwoordelijkheden, waaronder het correct omgaan met overuren en het uitbetalen hiervan. Maar hoe werkt dit precies, welke regels zitten hier aan vast en welke opties heb je allemaal? Met de juiste kennis kun je een eerlijke en transparante werkomgeving creëren voor je werknemers. In deze blog zetten we daarom alles wat je moet weten over het uitbetalen van overuren voor je op een rij.
Overuren uitbetalen: Alles wat je als werkgever moet weten
Preview:
Ook dit jaar zijn er weer veranderingen zijn op het gebied van arbeidsongeschiktheidsfondsen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de Aof-premie. Deze wordt jaarlijks vastgesteld en herberekend. Maar hoe werkt dit precies, geldt voor jou het lage of hoge tarief en wat betekent dit voor jou als werkgever? In deze blog lees je alles wat je hierover moet weten.
Aof-premie 2024: Alles wat je moet weten
Preview:
In de volksmond heet het nog altijd de loonbelastingverklaring, de echte naam is opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om bepaalde gegevens op te vragen die nodig zijn voor het inhouden van de loonheffingen. Hoe vul je de opgave gegevens voor de loonheffingen precies in en waarom is deze verklaring zo belangrijk? In deze blog zetten we alles voor je op een rij.