Ben je net lekker aan het ondernemen, komt de personeelsadministratie om de hoek kijken. Een klusje waar je niet per se op zit te wachten. Maar het is wel belangrijk. De Belastingdienst verplicht je namelijk om als werkgever je personeelsdossier en salarisadministratie bij te houden. Daarnaast moet je een dossier van je werknemer kunnen laten zien, wanneer je deze wilt ontslaan. Het voorkomt een hoop gedoe en hoge kosten, maar ook is het fijn om in een systeem overzicht van je werknemers te hebben rondom bijvoorbeeld ziekteverzuim en verlofafspraken.

Wat moet je bijhouden in de personeelsadministratie?

Als je je personeelsadministratie gaat bijhouden, moet je de volgende onderdelen in de personeelsdossiers opnemen.

  • NAW-gegevens
  • Kopie van identiteitsbewijs
  • Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen
  • Notities over waarschuwingen of verbeterplannen
  • Afspraken over scholing
  • Afspraken over loonwijzigingen en eventuele bonussen

Het is belangrijk dat je onder meer de notities en verslagen formeel en feitelijk schrijft. Het personeelsdossier is namelijk niet alleen voor de werkgever; ook werknemers hebben inzagerecht. Schrijf dus niet te emotioneel over die ene felle discussie die je tijdens het functioneringsgesprek met je werknemer hebt gevoerd, maar blijf objectief.

Preventiemedewerker verplicht BCS

Wat mag je NIET bijhouden in de personeelsadministratie?

Let op dat je ook weer niet te veel bijhoudt in je personeelsadministratie. Sommige gegevens van werknemers zijn namelijk zelfs verboden om bij te houden in je systeem. Zo mag je niet in het dossier registreren dat een werknemer bijvoorbeeld zijn enkelbanden heeft gescheurd tijdens een voetbalwedstrijd, omdat dat medisch is. De volgende gegevens mag je niet bijhouden in je personeelsadministratie systeem:

  • Medische gegevens
  • Strafrechtelijke gegevens
  • Godsdienst
  • Lidmaatschappen bij vakbonden

Personeelsdossiers en de AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben ook een aantal voorwaarden vastgelegd betreffende het aanleggen van personeelsdossiers. Zo mag een personeelsdossier alleen aangelegd worden als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. Uiteraard moet er te allen tijde rekening gehouden worden met de privacy van werknemers.

De AVG stelt vast dat de persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is, ze passend beveiligd moeten worden en dat werknemers de mogelijkheid moeten hebben om hun gegevens in te zien of te verwijderen. Meer informatie hierover vind je hier.

Personeelsadministratie automatiseren

Een personeelsadministratie dient regelmatig geüpdatet te worden. Het is daarom handig om het dossier digitaal te beheren via een systeem. Onze personeelsadministratie software biedt meerdere functionaliteiten die het leven van een werkgever een stuk makkelijker maken. Zo is het systeem altijd conform de meest recente wet- en regelgeving en dus jouw personeelsadministratie ook. Daarnaast kun je er opleidingen, ontwikkelplannen en verstrekte bedrijfseigendommen in vast laten leggen. Én kun je slimme signaleringen ontvangen bij onder meer een leeftijdsverhoging, beoordelingsgesprek, dienstjubileum, einddatum van arbeidscontract en wijzigingen in de cao.

Meer weten over alle mogelijkheden? Neem contact met ons op of vraag direct jouw demo in!

Houd me op de hoogte

Stuur mij een bericht wanneer er een nieuwe blog wordt geplaatst.

Salarisadministratie software

BCS. Het geheel dat loont.