EN
De personeelsadministratie: wat moet je allemaal bijhouden?
Ben je net lekker aan het ondernemen, komt de personeelsadministratie om de hoek kijken. Een klusje waar je niet per se op zit te wachten. Maar het is wel belangrijk. De Belastingdienst verplicht je namelijk om als werkgever je personeelsdossier en salarisadministratie bij te houden. Daarnaast moet je een dossier van je werknemer kunnen laten zien, wanneer je deze wilt ontslaan. Het voorkomt een hoop gedoe en hoge kosten, maar ook is het fijn om in een systeem overzicht van je werknemers te hebben rondom bijvoorbeeld ziekteverzuim en verlofafspraken.
Wat moet je bijhouden in de personeelsadministratie?
Als je je personeelsadministratie gaat bijhouden, moet je de volgende onderdelen in de personeelsdossiers opnemen.
- NAW-gegevens
- Kopie van identiteitsbewijs
- Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen
- Notities over waarschuwingen of verbeterplannen
- Afspraken over scholing
- Afspraken over loonwijzigingen en eventuele bonussen
Het is belangrijk dat je onder meer de notities en verslagen formeel en feitelijk schrijft. Het personeelsdossier is namelijk niet alleen voor de werkgever; ook werknemers hebben inzagerecht. Schrijf dus niet te emotioneel over die ene felle discussie die je tijdens het functioneringsgesprek met je werknemer hebt gevoerd, maar blijf objectief.
Wat valt er verder onder de personeelsadministratie?
Naast bovengenoemde verplichte onderdelen, bevat de personeelsadministratie vaak nog uit individuele dossiers met alle persoonsgebonden gegevens en gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer. Denk hierbij aan:
- Arbeidscontracten en functieomschrijvingen
- Verlof- en verzuimregistratie
- Verstrekkingen van werkgever aan werknemer, zoals telefoons, tablets of laptops
- Regelingen rondom auto, pensioen of ziektekosten
Bovendien valt een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) onder de personeelsadministratie. Met een RI&E worden de arbeidsrisico’s binnen een bedrijf of organisaties in kaart gebracht. Het doel is om met deze inzichten gezondheidsklachten en ongevallen te voorkomen.
Wat mag je NIET bijhouden in de personeelsadministratie?
Let op dat je ook weer niet te veel bijhoudt in je personeelsadministratie. Sommige gegevens van werknemers zijn namelijk zelfs verboden om bij te houden in je systeem. Zo mag je niet in het dossier registreren dat een werknemer bijvoorbeeld zijn enkelbanden heeft gescheurd tijdens een voetbalwedstrijd, omdat dat medisch is. De volgende gegevens mag je niet bijhouden in je personeelsadministratie systeem:
- Medische gegevens
- Strafrechtelijke gegevens
- Godsdienst
- Lidmaatschappen bij vakbonden
Personeelsdossiers en de AVG
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben ook een aantal voorwaarden vastgelegd betreffende het aanleggen van personeelsdossiers. Zo mag een personeelsdossier alleen aangelegd worden als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. Uiteraard moet er te allen tijde rekening gehouden worden met de privacy van werknemers.
De AVG stelt vast dat de persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is, ze passend beveiligd moeten worden en dat werknemers de mogelijkheid moeten hebben om hun gegevens in te zien of te verwijderen. Meer informatie hierover vind je hier.
De mogelijkheden rondom personeelsadministratie
Iedere organisatie heeft de personeelsadministratie vaak op een andere manier ingericht. Afhankelijk van een aantal factoren, zijn er grofweg drie opties:
1. De personeelsadministratie uitbesteden
Als je liever jouw tijd besteed aan de core business van je bedrijf, en je bent niet in de mogelijkheid of situatie om iemand in dienst te nemen voor de personeelsadministratie, is het een slimme keus om deze uit te besteden aan een externe. Zij zijn op de hoogte van de juiste kennis, relevante wet- en regelgeving en nemen alles voor je uit handen. Ook kun je personeel met vragen direct naar deze externe doorsturen, waardoor je zelf veel tijd overhoudt voor andere zaken.
2. De personeelsadministratie zelf doen
Dit is de goedkoopste optie, maar vaak ook de meest complexe. Personeelsadministratie is echt een vak apart en bovendien veranderen regels en wetten rondom arbeid nogal vaak en snel. Niet voldoen aan de juiste regels leidt al snel tot hoge boetes waardoor deze manier je uiteindelijk alsnog duur kan komen te staan. Heb je zelf wel de juiste kennis? En bovendien tijd om je hierin te blijven verdiepen? En vind je het leuk om hiermee bezig te zijn? Dan is dit een prima keuze.
3. Een administrateur in dienst nemen
Verwacht je veel te gaan groeien de komende tijd qua medewerkers aantal? Dan kan het lonen om ook iemand in dienst te nemen die de gehele personeelsadministratie voor je medewerkers gaan uitvoeren. Denk aan een salarisprofessional of HR-medewerker. In veel groeiende organisaties is dit een veelgemaakte keuze. Bovendien kun je ervoor kiezen om eerst parttime iemand aan te nemen. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat er niet voldoende werk komt te liggen bij deze nieuwe medewerker.
Er zijn meerdere factoren die bepalen welke keuze het beste bij een bedrijf of organisatie valt. Hierbij kun je denken aan:
- Kennis, tijd en motivatie van werknemer(s)
- De kosten van uitbesteden
- Beschikbare budget voor het uitbesteden van personeelsadministratie
- Grootte van het bedrijf, aantal medewerkers en huidige of beoogde omzet
- Complexiteit van de personeelsadministratie
Personeelsadministratie automatiseren
Een personeelsadministratie dient regelmatig geüpdatet te worden. Het is daarom handig om het dossier digitaal te beheren via een systeem. Onze personeelsadministratie software biedt meerdere functionaliteiten die het leven van een werkgever een stuk makkelijker maken. Zo is het systeem altijd conform de meest recente wet- en regelgeving en dus jouw personeelsadministratie ook. Daarnaast kun je er opleidingen, ontwikkelplannen en verstrekte bedrijfseigendommen in vast laten leggen. Én kun je slimme signaleringen ontvangen bij onder meer een leeftijdsverhoging, beoordelingsgesprek, dienstjubileum, einddatum van arbeidscontract en wijzigingen in de cao.
Meer weten over alle mogelijkheden? Neem contact met ons op of vraag direct jouw demo in!
Houd me op de hoogte
Stuur mij een bericht wanneer er een nieuwe blog wordt geplaatst.
Deel deze blog
Laatste blogs
Preview:
BCS HR Software breidt haar marktpositie uit door de overname van epowerhr, een vooraanstaand Belgisch HR-softwarebedrijf. Deze strategische stap, die vandaag werd aangekondigd, markeert de eerste overname over de Nederlandse grens voor BCS en bevestigt de ambitie om een toonaangevende leverancier van HR- en payrollsoftware te worden in Europa. De samenwerking tussen BCS en epowerhr is de vijfde acquisitie sinds Main Capital Partners in april 2022 in BCS investeerde.
BCS HR Software breidt marktpositie uit met de overname van het Belgische epowerhr
Preview:
Veel werkgevers beschouwen de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (WTA) als logisch en hebben zich niet echt verdiept in alle nieuwe verplichtingen. Daardoor wordt de wet in de praktijk nog niet altijd goed toegepast. In deze blog geven we je een aantal tips voor onderdelen van de WTA die vaak niet optimaal geregeld zijn en waarmee je kunt nagaan hoe jij als organisatie deze zaken kunt verbeteren.
Toepassing Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in de praktijk
Preview:
Ooit bestonden de eerste dagen van werknemers alleen uit het invullen van papierwerk of het bijwonen van een paar korte vergaderingen. Toen was de verwachting dat nieuwe werknemers al doende leerden. Spoiler alert! Dat inwerkproces eindigt meestal met verspilde tijd en geld, gekenmerkt door nieuwe werknemers die veranderen in niet-betrokken teamleden en de organisatie voortijdig verlaten.