De personeelsadministratie: wat moet je allemaal bijhouden?

Wat moet je bijhouden in de personeelsadministratie?

Als je je personeelsadministratie gaat bijhouden, moet je de volgende onderdelen in de personeelsdossiers opnemen.

• NAW-gegevens
• Kopie van identiteitsbewijs
• Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen
• Notities over waarschuwingen of verbeterplannen
• Afspraken over scholing
• Afspraken over loonwijzigingen en eventuele bonussen

Het is belangrijk dat je onder meer de notities en verslagen formeel en feitelijk schrijft. Het personeelsdossier is namelijk niet alleen voor de werkgever; ook werknemers hebben inzagerecht. Schrijf dus niet te emotioneel over die ene felle discussie die je tijdens het functioneringsgesprek met je werknemer hebt gevoerd, maar blijf objectief.

Wat valt er verder onder de personeelsadministratie?

Naast bovengenoemde verplichte onderdelen, bevat de personeelsadministratie vaak nog uit individuele dossiers met alle persoonsgebonden gegevens en gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer. Denk hierbij aan:

• Arbeidscontracten en functieomschrijvingen
• Verlof- en verzuimregistratie
• Verstrekkingen van werkgever aan werknemer, zoals telefoons, tablets of laptops
• Regelingen rondom auto, pensioen of ziektekosten

Bovendien valt een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) onder de personeelsadministratie. Met een RI&E worden de arbeidsrisico’s binnen een bedrijf of organisaties in kaart gebracht. Het doel is om met deze inzichten gezondheidsklachten en ongevallen te voorkomen.

Personeelsdossiers en de AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben ook een aantal voorwaarden vastgelegd betreffende het aanleggen van personeelsdossiers. Zo mag een personeelsdossier alleen aangelegd worden als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. Uiteraard moet er te allen tijde rekening gehouden worden met de privacy van werknemers.

De AVG stelt vast dat de persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is, ze passend beveiligd moeten worden en dat werknemers de mogelijkheid moeten hebben om hun gegevens in te zien of te verwijderen. Meer informatie hierover vind je hier.

De mogelijkheden rondom personeelsadministratie

Iedere organisatie heeft de personeelsadministratie vaak op een andere manier ingericht. Afhankelijk van een aantal factoren, zijn er grofweg drie opties:

1. De personeelsadministratie uitbesteden

Als je liever jouw tijd besteed aan de core business van je bedrijf, en je bent niet in de mogelijkheid of situatie om iemand in dienst te nemen voor de personeelsadministratie, is het een slimme keus om deze uit te besteden aan een externe. Zij zijn op de hoogte van de juiste kennis, relevante wet- en regelgeving en nemen alles voor je uit handen. Ook kun je personeel met vragen direct naar deze externe doorsturen, waardoor je zelf veel tijd overhoudt voor andere zaken.

2. De personeelsadministratie zelf doen

Dit is de goedkoopste optie, maar vaak ook de meest complexe. Personeelsadministratie is echt een vak apart en bovendien veranderen regels en wetten rondom arbeid nogal vaak en snel. Niet voldoen aan de juiste regels leidt al snel tot hoge boetes waardoor deze manier je uiteindelijk alsnog duur kan komen te staan. Heb je zelf wel de juiste kennis? En bovendien tijd om je hierin te blijven verdiepen? En vind je het leuk om hiermee bezig te zijn? Dan is dit een prima keuze.

3. Een administrateur in dienst nemen

Verwacht je veel te gaan groeien de komende tijd qua medewerkers aantal? Dan kan het lonen om ook iemand in dienst te nemen die de gehele personeelsadministratie voor je medewerkers gaan uitvoeren. Denk aan een salarisprofessional of HR-medewerker. In veel groeiende organisaties is dit een veelgemaakte keuze. Bovendien kun je ervoor kiezen om eerst parttime iemand aan te nemen. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat er niet voldoende werk komt te liggen bij deze nieuwe medewerker.

Er zijn meerdere factoren die bepalen welke keuze het beste bij een bedrijf of organisatie valt. Hierbij kun je denken aan:

• Kennis, tijd en motivatie van werknemer(s)
• De kosten van uitbesteden
• Beschikbare budget voor het uitbesteden van personeelsadministratie
• Grootte van het bedrijf, aantal medewerkers en huidige of beoogde omzet
• Complexiteit van de personeelsadministratie

Personeelsadministratie automatiseren

Een personeelsadministratie dient regelmatig geüpdatet te worden. Het is daarom handig om het dossier digitaal te beheren via een systeem. Onze personeelsadministratie software biedt meerdere functionaliteiten die het leven van een werkgever een stuk makkelijker maken. Zo is het systeem altijd conform de meest recente wet- en regelgeving en dus jouw personeelsadministratie ook. Daarnaast kun je er opleidingen, ontwikkelplannen en verstrekte bedrijfseigendommen in vast laten leggen. Én kun je slimme signaleringen ontvangen bij onder meer een leeftijdsverhoging, beoordelingsgesprek, dienstjubileum, einddatum van arbeidscontract en wijzigingen in de cao.

Meer weten over alle mogelijkheden? Neem contact met ons op of vraag direct jouw demo in!