Is een enquête voldoende voor de CO2-rapportageplicht?

Je moet kilometers splitsen

Reintjan valt meteen met de deur in huis, want het antwoord op de vraag uit de titel is in bepaalde gevallen nee: “Eigenlijk is het hele enquêtestuk alleen maar van toepassing op het stukje woon-werkverkeer waarvoor je vergoedingen uitbetaalt. Maar dan mis je dus het woon-werkverkeer waarbij medewerkers gebruik maken van een mobiliteitspas of een leaseauto. In beide gevallen kun je van de externe partij best wel een overzicht krijgen van de gereden kilometers, maar je weet dan niet hoeveel van die kilometers woon-werkverkeer zijn. Zakelijke en woon-werkkilometers worden fiscaal gelijk behandeld, maar voor de CO2-rapportageplicht moet je onderscheid maken tussen zakelijke kilometers en woon-werkkilometers. En dan is er ook nog verschil tussen zakelijk verkeer en privékilometers. Die laatste categorie kun je gelukkig filteren door de forfaitaire regeling toe te passen. Je begrijpt al wel waarom een simpele enquête in veel gevallen echt niet voldoende is.”

Twee opties

Stel, een medewerker rijdt 25.000 kilometer per jaar. Daarvan mag je via de forfaitaire regeling 8.800 kilometer afhalen als privékilometers. Dan heb je nog 16.100 km over. Hoeveel kilometers daarvan zijn dan woon-werkverkeer? Dat kun je maar op twee manieren achterhalen:

• Door een ritregistratie te hebben met een sluitende administratie;
• Via een uitgebreide enquête inclusief splitsing van de kilometers.

Reintjan: “Veel bedrijven die hun medewerkers een leaseauto ter beschikking stellen, realiseren zich niet dat ze ook daarvoor die enquête misschien wel nodig hebben. Of dat ze een ritregistratiesysteem moeten gaan aanschaffen. Niet elke medewerker heeft maar één soort ritten. Sommige

mensen gaan soms met de auto, soms met de trein en dan weer hebben ze een buitenlandrit. Wat wel een nuttig effect is van de CO2-rapportagplicht, is dat werkgevers een veel beter beeld krijgen van het reispatroon van hun werknemers. Daar kunnen zij zelfs proactief op inspelen.”

Mogelijke kansen voor bedrijven

Tijdens de coronaperiode hebben medewerkers bewezen dat zij flink productief kunnen zijn als ze thuiswerken. Maar na de lockdowns is er toch weer een terugtrekkende beweging zichtbaar, waarbij mensen weer steeds vaker naar kantoor gaan. Reintjan ziet daar mogelijke kansen: “Als jij je als werkgever realiseert dat de CO2-uitstoot gigantisch stijgt wanneer je je werknemers vijf keer in de week naar kantoor laat komen, dan is het misschien wel extra aantrekkelijk om je thuiswerkregelingen wat beter op orde te maken. En je gewoon eens af te vragen: is het wel nodig dat die werknemers gaan reizen? Zonder reistijd zijn ze productiever en staan ze niet meer in de file, waardoor ze minder gestrest zijn. Deze stimulans van hybride werken biedt ook zeker voordelen.”

Concurrentievoordeel voor mobiliteitsbedrijven

Minder files, minder CO2-uitstoot, beter voor het milieu én voor werknemers: dat is de achterliggende gedachte van de rapportageplicht. Er komen dus zeker wel positieve dingen uit voort. Maar het voelt voor werkgevers vaak wel als de zoveelste administratieve plicht. Terwijl er best wel mogelijkheden zijn om hier kansen in te zien, aldus Reintjan: “Externe partijen, bijvoorbeeld leveranciers van mobiliteitspassen, OV-kaarten of leasemaatschappijen, hebben data die je kunt registreren in je administratie en richting de overheid. Al moet dit dus nog wel gesplitst worden in privékilometers, woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Voor al je leaseauto’s zou je als werkgever een rittenadministratie bij moeten gaan houden of alle verkeersbewegingen registreren met een app. Mobiliteitsaanbieders hebben over het algemeen ook vrij veel mogelijkheden om gegevens

gesplitst aan te leveren. Zij waren al op de hoogte van het feit dat deze regelgeving eraan zat te komen, dus zij waren daar redelijk goed op voorbereid. Ik denk dat partijen die goed in staat zijn straks om werkgevers hierin te ondersteunen, daar best wel een concurrentievoordeel mee behalen.”

Tips voor zakelijke kilometers

Reiskilometers voor klantbezoeken of andere afspraken zijn moeilijker bij te houden dan woon-werkkilometers. Waar in woon-werkverkeer een patroon zit, is dit bij zakelijke mobiliteit niet het geval. Dit verschilt vaak per week per werknemer.

Kijk daarom eerst naar eventuele oplossingen waarbij je de werknemer nog niet nodig hebt. Gaan je werknemers met het OV naar zakelijke afspraken? Dan kun je wellicht de benodigde informatie halen uit systemen van de vervoerders, omdat zij met een zakelijk abonnement rijden. Of heb je een leaseauto beschikbaar voor zakelijke mobiliteit? Dan kun je wellicht de data ophalen bij de leasemaatschappij. Het is belangrijk om nu al in contact te komen met je leveranciers hierin, zodat je kunt kijken wat er mogelijk is en waar zij kunnen helpen.

Heb je toch de input van je werknemers nodig over hun zakelijke mobiliteit? Denk dan na over het implementeren van een gebruikersvriendelijke applicatie of software waarin zij hun ritten kunnen registreren. Je wilt dit namelijk voor hen zo gemakkelijk mogelijk maken. Wij raden aan om te kijken of er aanvullende modules op je salaris- of HR-administratie zijn die dit mogelijk maken. Zo hoef je geen nieuwe pakketten te implementeren en wordt alles verwerkt op dezelfde plek en komen werknemers niet voor verrassingen te staan. Soms kan het toevoegen van een keuzeoptie voor type voertuig en type brandstof aan je declaratie administratie voor zakelijke mobiliteit namelijk al voldoende zijn om de benodigde data te verkrijgen.

Doe de gratis CO2-rapportageplicht Quickscan

Weet je niet waar je moet beginnen? Start dan met de CO2-rapportage Quickscan. Deze eenvoudige checklist laat direct zien wat er specifiek voor jouw organisatie geldt en waar je kunt beginnen met de voorbereidingen op deze wetgeving.

Daarnaast adviseren we je om iemand binnen je organisatie verantwoordelijk te maken voor het implementeren van deze nieuwe regeling. Deze persoon kan dan contact gaan zoeken met de betrokken leveranciers, zoals de softwareleverancier, wagenparkbeheerder, leasemaatschappij of andere partners. Breng in kaart wat er nodig is vanuit hen en wat vanuit de werknemers dient te komen. Vanuit hier kun je een optimale inrichting voor jouw organisatie bepalen.