HR-dossiers digitaliseren: het Nieuwe Documentenbeheer

In onze contacten met verschillende HR-afdelingen blijken relatief veel mensen nog te werken op de 'oude' manier, met veel papieren documenten en dossiers in ordners die in de kasten op kantoor staan. In deze en aankomende tijden waarin thuiswerken misschien niet meer helemaal verdwijnt, is de kwetsbaarheid van op die manier werken duidelijk geworden. Die kast met ordners staat immers niet in de eigen huiskamer of thuiskantoor. Dat wordt anders als het gedigitaliseerd is.

Digitaal documentenbeheer

Digitaal documentenbeheer dus, want digitaliseren wordt urgent naarmate we meer en meer op andere plekken dan kantoor (moeten) werken. Het is simpelweg nodig om alles wat je nodig hebt voor je werk bij de hand te hebben. Komt nog bij dat een formulier op papier makkelijk kwijtraakt en medewerkers komen in dat geval opnieuw langs om een contract of document op te halen. Als dat centraal en digitaal wordt opgeslagen in een persoonlijk dossier, is het altijd voorhanden. De HR-medewerker en de betreffende persoon in kwestie kunnen er gewoon bij. In de nieuwe versie van het Nieuwe Documentenbeheer van BCS kunnen documenten ook gedeeld worden met managers, maar daarover later meer.

De voordelen op een rij:

• Documenten zijn altijd en overal beschikbaar en worden centraal beheerd
• Medewerker, HR-functionaris en manager hebben toegang tot hetzelfde document, want er is maar één actuele versie in het dossier
• Makkelijke communicatie bij het daadwerkelijk plaatsen van een document in het dossier
• Digitaal werken is veiliger. Een kast vol met papier is niet bepaald veilig voor bijvoorbeeld brand of een papieren datalek. Digitaal documentenbeheer binnen BCS Online, gaat bij BCS tegenwoordig met twee factor authenticatie, dus inloggen met een wachtwoord én een unieke code die je opvraagt via je telefoon. Inloggen door een hacker is daarmee zo goed als onmogelijk.

Delen!

Zoals gezegd hebben we bij BCS het 'Nieuwe Documentenbeheer' geïntroduceerd met een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo kun je bijvoorbeeld nu een hele mappenstructuur definiëren, waardoor het opslaan van documenten logischer en gestructureerder wordt. Ook kan de HR-functionaris de medewerker een bericht sturen dat documenten geplaatst zijn. Die berichten kun je eventueel ook naar de manager sturen. Als er iets nieuws is geplaatst, verschijnt dat automatisch op het hoofdscherm van de gebruiker. Dat gebeurt in vier verschillende varianten:

• Als de medewerker uit zijn of haar eigen persoonlijke dossier een document krijgt.
• Als er algemene documenten worden geplaatst, bijvoorbeeld nieuwe COVID-regels.
• Managers krijgen bericht om specifiek de documenten te zien die voor het team zijn klaargezet.
• Medewerkers kunnen zelf documenten sturen naar de HR-afdeling. HR krijgt daar uiteraard ook een melding van.

Samenvattend

Wat het Nieuwe Documentenbeheer van BCS dus kan bieden:

• Logische mappenstructuur.
• Instellen van rechten is uitgebreid, zowel voor medewerkers als voor managers.
• Op verschillende manieren e-mails verzenden, met standaard of aangepaste tekst.
• De vier varianten voor het tonen van meldingen op het hoofdscherm.
• Verloopdata van documenten, zoals contracten, worden gesignaleerd.
• Tegels op het hoofdscherm zijn in te stellen door de gebruiker zelf.

Heb je vragen over het nieuwe documentenbeheer van BCS? Neem dan contact op met een van onze experts en wij helpen je verder.