Onduidelijkheid over CO2-rapportage uitgelegd

Waarom is rapportage van CO2-uitstoot eigenlijk nodig?

Aanleiding voor deze nieuwe regeling is het Klimaatakkoord uit 2019, dat weer afkomstig is uit het Klimaatverdrag van Parijs. Een verdrag waarin 195 landen hebben afgesproken dat de gemiddelde temperatuur op aarde niet met meer dan 2 graden mag stijgen tot 2050. Het uiteindelijke doel van deze registratie- en rapportageplicht is om in 2030 1 megaton CO2 gereduceerd te hebben op werkgebonden personenmobiliteit.

Voordat de overheid het besparingsdoel kan bepalen moet er eerst inzicht zijn in de huidige situatie. De rapportage over 2024 wordt daarom gebruikt als nulmeting.

Valt mijn bedrijf onder deze verplichting?

De CO2-rapportageplicht voor werkgevers houdt in dat Nederlandse werkgevers met 100 of meer werknemers moeten bijhouden hoeveel uitstoot zij veroorzaken door persoonsgeboden mobiliteit, bijvoorbeeld door regulier woon-werkverkeer en ritten naar afspraken.

In Nederland zijn er zo’n 8000 bedrijven met meer dan 100 werknemers. 60% van alle inwoners van Nederland werkt bij zo’n bedrijf. Deze regeling treft dus veel bedrijven en werknemers. Maar niet voor alle werknemers geldt de registratieplicht. De registratieplicht geldt namelijk niet voor uitzendkrachten, gedetacheerden of werknemers met een nulurencontract of deelcontract voor minder dan 20 uur per maand. Uiteraard mag je de cijfers van hen wel meenemen als je hier inzicht in wilt, maar je bent niet verplicht om deze te registreren. De registratieplicht geldt dan ook alleen voor bedrijven die 100 werknemers of meer in dienst hebben met een vast of tijdelijk contract van meer dan 20 uur per maand.

Vanaf wanneer moet ik rapporteren?

Vanaf nu. Als bedrijf moet je elk jaar voor 1 juli rapporteren aan de Rijksdienst voor Ondernemers (RVO) over het voorgaande jaar. De eerste keer moet je dat doen voor 1 juli 2025. Dan moet je de cijfers van de tweede helft van 2024 compleet hebben. Dit is dus nog ver weg, maar vanaf 1 juli 2024 moet je alles al bijhouden om in 2025 alles compleet en kloppend te hebben.

Zorg er dus voor dat je zo snel mogelijk begint met bijhouden, zodat je niet met terugwerkende kracht alles bij elkaar moet zoeken. Dat scheelt je een hoop tijd en gedoe. Gewoon, door vanaf nu de verschillende soorten gereden kilometers te splitsen en administreren.

Welke administratieve handelingen krijg ik er nu bij?

Goed nieuws: je hoeft niet zelf de CO2-uitstoot te berekenen en te registreren. Hiervoor is de overheid een digitale tool aan het bouwen. Als werkgever geef je het totaal aantal kilometers per type voertuig (auto, trein, scooter, etc.) en type brandstof (diesel, benzine, etc.) van jouw werknemers door en of dit zakelijke kilometers of woonwerk kilometers betreft. De overheid maakt dan op basis van verschillende formules een berekening van de totale CO2-uitstoot personenmobiliteit en koppelt dit naar je terug.

Neem in de registratie in ieder geval de volgende onderdelen mee:

• Algemene NAW-gegevens van de werkgever
• Jaarkilometers woon-werkmobiliteit
• Jaarkilometers zakelijke mobiliteit
• Jaarkilometers van mobiliteit zonder CO2-uitstoot, bijvoorbeeld met de fiets
• Gebruikte vervoersmiddelen (OV, fiets, te voet, bromfiets/scooter, motorfiets, auto)
• Indien auto, bromfiets/scooter, motorfiets: type brandstof
• Aantal reizigerskilometers op jaarbasis

Gebruik je bestaande software

Veel aanbieders van salaris- en HR-administratiesoftware maken gebruik van declaratiemodules of ingebouwde reiskostenberekeningen. Daarom is het een uitstekend idee om de jaarkilometers te verzamelen vanuit deze software. Momenteel zijn wij vanuit BCS ook bezig om onze software aan te passen op basis van de nieuwe regeling en nieuwe eisen.

Ben je klant bij BCS? Dan kijkt je accountmanager graag met je mee naar de juiste inrichting voor jouw bedrijf. Ben je geen klant bij BCS? Dan laten we je graag in een persoonlijke demo zien hoe wij rekening houden met deze Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit.

Welke maatregelen zijn gekoppeld aan de CO2-rapportageplicht?

Er komen in eerste instantie nog geen maatregelen en regels voor de uitstoot van bedrijven. Het gaat puur om inzicht en de hoop dat Nederlandse bedrijven daardoor willen verduurzamen. De komende jaren wordt er gekeken of de cijfers beter worden. Met andere woorden: is er een positieve trend te zien waarvan we verwachten dat het doel in 2030 behaald wordt? Dan zijn individuele besparingsverplichtingen niet nodig. Mocht blijken dat dit doel niet haalbaar is, kan de overheid bedrijven verplichten om aan bepaalde doelstellingen of een maximum norm te voldoen. Dat is voor nu dus nog niet het geval.

Wat is de eerste stap die je neemt in dit proces?

Weet je niet waar je moet beginnen? Start dan met de CO2-rapportage Quickscan. Deze eenvoudige checklist laat direct zien wat er specifiek voor jouw organisatie geldt en waar je kunt beginnen met de voorbereidingen op deze wetgeving.

Daarnaast adviseren we je om iemand binnen je organisatie verantwoordelijk te maken voor het implementeren van deze nieuwe regeling. Deze persoon kan dan contact gaan zoeken met de betrokken leveranciers, zoals de softwareleverancier, wagenparkbeheerder, leasemaatschappij of andere partners. Breng in kaart wat er nodig is vanuit hen en wat vanuit de werknemers dient te komen. Vanuit hier kun je een optimale inrichting voor jouw organisatie bepalen.