Tips voor de onboarding van nieuwe medewerkers

Er zijn diverse onderzoeken uitgevoerd naar nieuwe medewerkers en het effect van de inwerktijd. Sommige onderzoeken stellen zelfs dat 1 op de 3 werknemers binnen een jaar het nieuwe bedrijf alweer verlaat. In zo’n 10% van de gevallen gebeurt dat zelfs al binnen enkele weken. Een goede onboarding zorgt ervoor dat de medewerker zich sneller thuis voelt binnen een organisatie en daarmee tevreden blijft. Niet alleen voor deze tevredenheid is een goede onboarding noodzakelijk, ook zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker snel bekend raakt met de organisatie en de taken en verantwoordelijkheden zodat het de productiviteit ten goede komt.

Maar hoe pak je zo’n onboarding proces nou goed aan? Meestal is de onboarding strategie een taak van de HR-afdeling. Zij richten het proces in en geven de juiste mensen, zoals de manager/leidinggevenden en directe teamleden, de juiste verantwoordelijkheden. Met dit artikel helpen we je op weg met een aantal tips.

Onboarding start al voor de eerste werkdag

In bijna alle gevallen zitten er enkele weken tussen het tekenen van het contract en de daadwerkelijke eerste werkdag. Tijdens het tekenen van een contract is de euforie groot en heerst er veel enthousiasme bij zowel de werknemer als de werkgever. Het is dan ook slim om dit enthousiasme ‘warm’ te houden.

De onboarding begint daarom ook eigenlijk al in de weken voor de eerste werkdag. Bereid je nieuwe werknemer voor op wat er komen gaat en probeer de betrokkenheid en enthousiasme hoog te houden. Enkele ideeën waar je aan kunt denken:

• Stuur regelmatig een update vanuit de organisatie en laat weten dat je uitkijkt naar het moment wanneer de nieuwe medewerker begint
• Nodig eventueel de nieuwe medewerker alvast uit voor een borrel of bedrijfsuitje
• Stuur een welkomsvideo met belangrijke informatie over het bedrijf, de bedrijfscultuur of belangrijke updates of nieuws

De eerste werkdag: voorkom een overkill aan informatie

Iedereen die onlangs begonnen is bij een nieuwe baan zal hetzelfde ervaren: de eerste week en met name de eerste werkdag is vermoeiend en overweldigend. Alles is nieuw, van collega’s tot systemen en van werkzaamheden tot de bedrijfscultuur. Probeer dus vooral juist niet het maximale uit een eerste werkdag of werkweek te willen halen. Start rustig op, gun de werknemer de tijd om even rustig een rondje langs de collega’s te maken en heb niet te veel verwachtingen voor de eerste periode. Leg de cruciale zaken als eerste uit en vertrouw erop dat de rest vanzelf zal volgen.

Praktische versus emotionele aandachtspunten

Vaak zien we dat bedrijven heel goed weten welke praktische zaken allemaal geregeld dienen te worden. Een werkplek met laptop, sleutels of bedrijfspasjes, het inrichten van het salarissysteem en toegang tot diverse systemen. Deze praktische zaken zijn vaak al standaard onderdeel van het draaiboek bij onboarding. Wat echter nog wel eens vergeten wordt of naar de achtergrond verdwijnt, zijn juist de emotionele zaken. Denk aan een bloemetje bij de eerste werkdag, een snel gesprekje hoe de eerste dagen of weken bevallen zijn of een welkomsborrel voor de nieuwe collega.

Houd onboarding een prioriteit

Het onboarding proces stopt niet na de eerste maand. Juist in de maanden daarna breekt de belangrijkste periode aan. De eerste maand is alles nog nieuw en wennen. Juist daarna probeert de werknemer zijn plek binnen de organisatie te vinden en het werk zelf vorm te geven. Dit is juist een belangrijk onderdeel in de onboarding. Blijf een vinger aan de pols houden hoe het gaat en zorg dat je onder de aandacht blijft bij de medewerker.

Evaluatiemomenten

Wacht dan ook niet met het eerste evaluatiemoment tot het eerste functioneringsgesprek. Vaak zijn deze namelijk pas na een half of heel jaar. Dat is eigenlijk te laat. Door juist elke maand of tweemaandelijks een kort evaluatiegesprek te houden kun je eerder inspelen bij potentiële problemen. Bovendien zul je in zo’n gesprekken veel input terugkrijgen over het onboarding proces wat je weer kunt gebruiken in het optimaliseren hiervan.

Stel een buddy aan

In de meeste organisaties zal een manager of leidinggevende tijdens het onboarding proces het eerste aanspreekpunt zijn van de nieuwe medewerker. Hij of zij is ten slotte uiteindelijk verantwoordelijk voor de medewerker. Toch zien we juist veel voordelen bij het aanstellen van een buddy. Iemand binnen de organisatie in een vergelijkbare rol of functie die de collega mee op sleeptouw kan nemen bij de onboarding. Dit zal sneller vertrouwd voelen voor een nieuwe medewerker.

We hopen dat je met deze tips aan de slag kunt met jouw onboardingproces. Zo kunnen je nieuwe medewerkers snel aan de slag. Doe je voordeel met de frisse kijk die nieuwe collega’s met zich meebrengen en geef ruimte aan ideeën en initiatieven!