Vakantiewetgeving: Alles wat je moet weten over vakantiedagen

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Volgens de vakantiewetgeving hebben werknemers recht op 4 keer het aantal uur dat ze per week bij jou werken. Zo heb je bij een fulltime werkweek van 40 uur (40 x 4) recht op 160 uur vakantie per jaar. Dat komt neer op 20 vakantiedagen als je 8 uur per dag werkt.

Als werkgever mag je jouw werknemers extra vakantiedagen toekennen. In veel gevallen liggen deze ook al vast in de CAO. Zo kun je bijvoorbeeld een extra week vakantie aan je werknemers geven met 5 bovenwettelijke vakantiedagen boven op de wettelijke vakantiedagen.

Opbouw vakantiedagen

Je werknemer bouwt zijn of haar vakantiedagen naar evenredigheid van de arbeidsduur op. Als een werknemer dus maar een deel van een heel jaar bij jou in dienst is, dan bouwt het ook vakantiedagen naar evenredigheid van het jaar op.

Er zijn enkele bijzondere omstandigheden waarbij je je kan afvragen of de opbouw van deze vakantiedagen wel doorloopt. We zetten ze hieronder op een rij.

• Tijdens zwangerschapsverlof

Je werknemer bouwt tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof gewoon onverkort vakantiedagen op.

• Tijdens aanvullend geboorteverlof

Ook tijdens het aanvullend geboorteverlof vindt de onverkorte opbouw van vakantiedagen plaats.

• Tijdens ziekte

Sinds 2012 bouwt jouw zieke werknemer de wettelijke vakantiedagen gewoon over zijn hele ziekteperiode op. Dit was vóór die tijd anders; toen bouwde je werknemer bij ziekte enkel vakantiedagen op over de laatste 6 maanden van zijn of haar ziek zijn.

• Tijdens langdurend zorgverlof

Ook tijdens langdurend zorgverlof vindt de onverkorte opbouw van vakantiedagen plaats.

• Tijdens onwerkbare omstandigheden of werktijdverkorting

In sommige situaties zit je werknemer onvrijwillig zonder werk. Dit kan voorkomen wanneer de weersomstandigheden zo ongunstig zijn dat er niet gewerkt kan worden, of wanneer de werknemer werktijdverkorting heeft gekregen.

Verplichte vakantiedagen

Als werkgever mag je niet zomaar een vakantiedag voor je werknemers in het rooster zetten. Wel mag je – mits dit in de CAO of arbeidsovereenkomst is vastgelegd – enkele verplichte vrije dagen in het jaar aanwijzen. Deze vrije dagen gaan van het vakantiedagensaldo van de werknemers af. Dit komt weleens voor bij bijvoorbeeld de vrijdag na Hemelvaart of een feestdag waarop je niet (altijd) vrij bent, zoals Bevrijdingsdag. Het is wel zo netjes om de specifieke verplichte vrije dagen tijdig bij je personeel aan te geven, zodat zij er rekening mee kunnen houden bij het plannen van hun vakantiedagen.

Vervaltermijn vakantiedagen

Vervaltermijn wettelijke vakantiedagen

De vervaltermijnen van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen verschillen. Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen van het jaar 2022 moeten dus vóór 1 juli 2023 zijn opgenomen. Natuurlijk kunnen er altijd uitzonderingen zijn, zoals medische redenen, waardoor de dagen nog niet zijn opgenomen. In dat geval kan er in overleg tussen werkgever en werknemer een uitzondering worden gemaakt en kunnen de dagen alsnog worden meegenomen na deze periode.

Vervaltermijn bovenwettelijke vakantiedagen

In principe gelden voor bovenwettelijke vakantiedagen, dus de dagen die je als werkgever extra aan de werknemer gunt, een vervaltermijn van 5 jaar. Dit is een stuk langer dan de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen. De 5 jaar gaat in ná het einde van het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd. Logischerwijs worden dus éérst de wettelijke vakantiedagen van je werknemer opgenomen en wanneer deze ‘op’ zijn, pas de bovenwettelijke vakantiedagen – in verband met de langere vervaltermijn.

Vakantiedagen na einde dienstverband

Het kan voorkomen dat je werknemer nadat het arbeidscontract is beëindigd, nog vakantiedagen over heeft. In dat geval moet je als werkgever de vakantiedagen aan je (ex-)medewerker uitbetalen. Dit gaat gepaard met een schriftelijke verklaring waarin je uitlegt welke en hoeveel vakantiedagen er zijn uitbetaald.

Verlofadministratie

Als laatste is het belangrijk dat je als werkgever een goede en adequate administratie bijhoudt van de vakantiedagen van je werknemers. Ook moet daarin duidelijk zijn voor de werknemer wat precies de rechten zijn rondom de wettelijke én de bovenwettelijke vakantiedagen.

Verder is het slim om als werkgever het onderwerp ‘vakantie’ regelmatig ter sprake te brengen en ze op de hoogte te brengen van de vervaltermijn. Het is belangrijk dat je werknemers voldoende vakantie genieten om een goede werk-privé balans te behouden. Daarnaast voorkom je op deze manier verlofstuwmeren: wanneer een werknemer zijn of haar vakantiedagen niet opneemt en ze (te) lang opspaart.