Mobiliteitsbudget: wat betekent dit voor werkgevers?

Wat is een mobiliteitsbudget?

Met een mobiliteitsbudget geef je je werknemers de mogelijkheid om zelf hun zakelijke mobiliteit te regelen. Dat omvat zowel de reguliere woon-werk reiskosten, als eventuele kosten voor het reizen naar afspraken of klanten. De medewerkers is dus zelf verantwoordelijk voor de invulling van dit budget. Dat kan zijn door zelf te zoeken naar private lease-opties, of juist het aanschaffen van een elektrische fiets. Alles is mogelijk, zolang het budget maar aan zakelijke mobiliteit wordt uitgegeven. Houdt de medewerker geld over? Dan mag hij of zij dit houden. Is het budget niet voldoende? Dan moet een medewerker de rest zelf bijbetalen.

Het mobiliteitsbudget wordt maandelijks uitbetaald bij de reguliere salarisbetaling.

Wanneer kiezen voor een mobiliteitsbudget?

Het is aan te raden om eerst je gehele zakelijke mobiliteit van de gehele organisatie in kaart te brengen voordat je een keuze maakt voor wel of geen mobiliteitsbudget. Denk aan het wagenpark, kilometervergoedingen, ov-kosten en meer. Dit geeft inzicht in wat je momenteel kwijt bent aan mobiliteit. Op basis hiervan zou je de hoogte van je mobiliteitsbudget kunnen bepalen.

Merk jij dat je maandelijks veel tijd kwijt bent aan het managen van verschillende regelingen? Of vind je het moeilijk om voor iedere medewerker een juiste oplossing te vinden? Dan kan een mobiliteitsbudget een prima oplossing zijn!

De voordelen voor werkgevers

Het grote voordeel voor werkgevers is dat je je regelingen een stuk simpeler en transparanter maakt. In plaats van veel verschillende regelingen en declaraties, betaal je nu maandelijks hetzelfde bedrag uit en bespaar je veel tijd.

Verder geeft het mobiliteitsbudget vooral veel duidelijkheid, zowel voor werkgever als werknemer. Je weet van tevoren hoe veel geld je gaat uitgeven en kan dit daarom makkelijker meenemen in je begroting. Daarnaast voorkom je langlopende contracten zoals bijvoorbeeld bij een zakelijke leaseauto. Veel organisaties zullen namelijk wel al eens problemen ervaren als een werknemer vroegtijdig zijn of haar baan opzegt terwijl het zakelijk leasecontract nog doorloopt.

Daarnaast kun je het mobiliteitsbudget koppelen aan je duurzaamheidsdoelstellingen, door medewerkers te stimuleren om duurzame keuzes te maken met hun budget.

Voordelen voor de werknemer

Ook voor de medewerker brengt een mobiliteitsbudget tal van voordelen met zich mee:

• De medewerker heeft meer vrijheid en flexibiliteit, omdat hij of zij zelf kan beslissen waar ze het budget aan uit wil geven. Dat is fijn omdat natuurlijk geen situatie hetzelfde is
• De medewerker betaalt geen bijtelling als ze kiezen voor private lease in plaats van zakelijke lease
• De medewerker kan zelf kiezen voor een duurzamere manier van vervoer

De nadelen

Zijn er ook nadelen? Ja, zoals bij bijna iedere regeling zijn er ook wel wat nadelen aan verbonden aan een mobiliteitsbudget. Denk bijvoorbeeld aan een auto die stuk gaat. Nu is dat de verantwoordelijkheid van de medewerker, terwijl met zakelijke lease snel vervangend vervoer klaar staat. Bovendien is het mobiliteitsbudget misschien niet altijd helemaal kostendekkend voor medewerkers, wat kan leiden tot weerstand.

De hoogte van het mobiliteitsbudget

Het is daarom van belang om goede en heldere afspraken te maken met je medewerkers. En dat begint met inzicht. Als je inzichtelijk hebt wat je huidige kosten aan mobiliteit zijn, kun je gaan berekenen wat je aan mobiliteitsbudget kunt uitkeren.

Belangrijk hierbij is om echt per medewerker te kijken wat een goede situatie zal zijn. De ene medewerker woont natuurlijk verder van huis (waardoor hij of zij niet met de fiets kan komen) dan de ander. Ook moeten sommige medewerkers vaker de weg op voor zakelijke afspraken dan anderen. Ons advies is dan ook om met de medewerkers in gesprek te gaan over hun wensen. Vaak levert dat goede inzichten op waardoor je de juiste keuzes kan maken.

Fiscale gevolgen en gevolgen voor de salarisadministratie

Het uitkeren van het mobiliteitsbudget gebeurt maandelijks bij de reguliere salarisadministratie. Daarom levert het ook wat extra werk op voor de HR-afdeling of de salarisadministrateurs. Toch zijn er aan een mobiliteitsbudget aanmerkelijk minder fiscale regels gebonden dan aan sommige andere (meer complexe) regelingen.

Je kunt het mobiliteitsbudget zowel bruto als netto uitkeren.

• Bij bruto: je neemt het hele budget mee in de loonbelasting. De medewerker houdt dan ook minder over.
• Bij netto: je combineert het mobiliteitsbudget met de wettelijke reiskostenregeling waarover geen belasting betaald dient te worden.
  • Een voorbeeld: Je wilt de medewerker maandelijks €500 euro uitkeren aan mobiliteitsvergoeding voor zowel woon-werk verkeer als ritjes voor klantbezoeken en afspraken. De medewerker heeft maandelijks 500 kilometer woon-werk verkeer wat onder de reiskostenregeling kan vallen. Met de huidige hoogte (2023) hiervan betekent dit 500 x €0,21 = €105. Dit bedrag houd je in op het mobiliteitsbudget. Je betaalt dus nog €395 bruto mobiliteitsvergoeding. Dit levert onder aan de streep iets meer netto-inkomsten voor de werknemer op.

Samenvattend: het is dus belangrijk om een goede berekening en afspraken te maken voordat je een mobiliteitsbudget gaat inzetten. Zorg er daarnaast voor dat je dit op een goede manier in je salarisadministratie verwerkt. Zo kan een mobiliteitsbudget veel voordelen hebben voor zowel werkgever als werknemer!