Onbelaste bonus onder de WKR

Wat is de werkkostenregeling?

We beginnen bij het begin: wat is deze WKR nu eigenlijk precies? De WKR is in het leven geroepen in 2011 en is sinds 2015 verplicht ingevoerd voor alle werkgevers in Nederland. De WKR vervangt een wirwar aan 29 andere regelingen rondom vergoedingen en verstrekkingen. Als werkgever wil je je werknemers namelijk, naast het reguliere salaris, ook op andere manieren belonen voor hun werk. Met de WKR kan dit grotendeels onbelast.

Denk aan zaken als een personeelsuitje, lease-fiets van de zaak, kerstpakket, verjaardagscadeau, fitness-abonnement of dus een (eindejaar)bonus. Voor al deze zaken bestond voor 2015 een losse regeling, denk bijvoorbeeld aan het fietsplan. Om de administratie enigszins inzichtelijk te houden, valt dit nu allemaal onder de WKR.

Hoeveel kosten kan ik onbelast vergoeden?

De WKR heeft een zogenaamde ‘vrije ruimte’. Alles binnen deze vrije ruimte is onbelast. Overschrijd je deze vrije ruimte, dan zal dit hoog in de kosten lopen. Voor alles boven dit bedrag betaal je namelijk een eindheffing (dit kun je ook zien als boete) van 80% op het teveel uitgegeven bedrag. Dat kan flink in de kosten lopen.

Jaarlijks wordt door de belastingdienst vastgesteld hoe hoog deze vrije ruimte is. In 2022 is dit 1,7% van de totale loonsom (alle lonen van alle medewerkers bij elkaar opgeteld) tot de eerste 400.000 euro en 1,18% voor alles boven de 400.000 euro.

Rekenvoorbeeld: heb je dus als werkgever een totale loonsom van 500.000 euro? Dan is je vrije ruimte WKR voor 2022 dus 7.980 euro (6.800 + 1.180). Dit bedrag mag je dus onbelast gebruiken voor vergoedingen of verstrekkingen voor al je medewerkers.

Let op: in 2020 en 2021 heeft de belastingdienst ervoor gekozen om, in het kader van de coronacrisis, tijdelijk de vrije ruimte te vergroten. De percentages voor de eerste 400.000 euro lagen toen rond de 3%. Het idee was dus dat werkgevers hun werknemers iets meer konden steunen in deze moeilijke periode. Vanaf 2022 is dit percentage dus weer gedaald en de vrije ruimte een stuk kleiner geworden.

Wat betekent de vrije ruimte?

De vrije ruimte is bedacht om misbruik van te veel onbelaste vergoedingen te voorkomen en om bepaalde dingen juist te kunnen vrij stellen. Zo zijn er een aantal zaken die werkgevers zouden willen vergoeden die essentieel zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Deze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte, maar kun je in alle gevallen onbelast vergoeden. Het gaat dan om:

Gerichte vrijstellingen:

• Reiskosten
• Maaltijden bij overwerken
• Aanvragen Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Noodzakelijkheidscriterium:

• Gereedschap, tablets of smartphones als deze nodig zijn voor uitvoeren van werk

Nihilwaarderingen:

• Werkkleding
• Koffie en thee op de werkplek
• Computer op de werkplek

Een onbelaste bonus onder de WKR

Je kunt (een deel) van de vrije ruimte onder de WKR dus ook gebruiken om je personeel een onbelaste bonus te geven. De hoogte van de bonus die je kunt uitkeren is dus afhankelijk van je totale vrije ruimte en hoeveel je hiervan misschien al besteed hebt aan andere zaken. Daarom is het slim om deze bonus rond het einde van het jaar uit te keren: je weet dan precies wat je over hebt en hoeveel je dus kunt uitgeven.

Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets

Om misbruik met deze onbelaste bonus (maar ook andere vormen van vergoedingen) te voorkomen bestaat er de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat er wordt gecontroleerd of de vergoeding niet te veel afwijkt als wat normaal of gangbaar is binnen een bepaalde sector of bedrijf. De vergoeding mag niet voor meer dan 30% afwijken. Zo wordt er bijvoorbeeld voorkomen dat een directeur de gehele vrije ruimte besteed aan een bonus voor zichzelf, omdat het dan afwijkt van gebruikelijk.

De belastingdienst beschouwt een bonus of vergoeding tot 2.400 euro per kalenderjaar in ieder geval als gebruikelijk. Door je medewerkers dus maximaal een bonus van 2.400 euro te geven; voorkom je dat het verder onderzocht of getoetst zal worden.

Administratie van de WKR

Hoewel de WKR dus in het leven geroepen is om de administratie rondom vergoedingen en verstrekkingen aan personeel makkelijker te maken, kan de WKR nog steeds complex zijn. Dat komt vooral omdat de vrije ruimte besteed kan worden aan verschillende zaken. Een eventuele bonus wordt bijgehouden door de salarisadministratie, terwijl een personeelsfeest of kerstgeschenk eerder door HR wordt bijgehouden. Daardoor kan de administratie ook versnipperd raken.

De belastingdienst heeft geen specifieke eisen aan de administratie rondom de WKR gesteld. Het is dus je eigen verantwoordelijkheid om bij te houden hoeveel vrije ruimte er al verbruikt en dus nog over is. Door goede administratie voorkom je de eindheffing (boete). Ons advies is om aan het begin van het jaar direct de totale loonsom en dus totale vrije ruimte uit te rekenen. Houd in een aparte map goed bij wat je hiervan besteed. Pas het bedrag aan zodra er iemand in dienst treedt of juist uit dienst gaat.

Een andere tip: je mag je vrije ruimte niet meenemen naar het volgende jaar. Overweeg dus om je personeel een extraatje te geven als je ruimte overhoudt. Het is wel toegestaan om later met de belastingdienst af te rekenen. Geef je bijvoorbeeld eind 2022 nog een groot feest, dan komt de rekening waarschijnlijk pas in 2023. Dan kun je deze kosten dus wel in dit nieuwe tijdvak plaatsen.

Combineer salaris- en HR software

Door je salarissoftware en HR-software met elkaar te combineren of alles in één systeem te verwerken, voorkom je dat verschillende uitgaven binnen de WKR op verschillende plekken verwerkt worden. Zo voorkom je dus ook een te hoge besteding en daarmee een boete. De software van BCS combineert de verschillende onderdelen, waardoor je altijd inzicht hebt in jouw cijfers. Benieuwd hoe dit werkt? Een van onze experts laat het je graag zien in een vrijblijvende demo.