Verruiming WKR vrije ruimte tijdens corona crisis

Onder de WKR regeling 2021 mag een gedeelte van het fiscale loon besteed worden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. Dat wordt de vrije ruimte genoemd.

WKR verhoging tijdens coronacrisis

De vrije ruimte over het fiscale loon is voor het jaar 2021 verhoogd van 1,7% naar 3,0%. Als werkgever biedt je dit meer ruimte om je werknemers, in de tijd waarin met name veel thuis wordt gewerkt, op verschillende manieren (extra) tegemoet te komen. Denk bijvoorbeeld aan een bloemetje of een cadeaubon. Je leest meer over de WKR regeling in ons HR topic.

Investeren in thuiswerkplekken

Veel organisaties denken erover na om ook na de coronacrisis (gedeeltelijk) door te gaan met thuiswerken. Door de verruiming van de vrije ruimte is het interessant om te kijken naar extra investeringen in (belastingvrije) thuiswerkplekken. Zo kun je jouw werknemers tegemoet komen en een ergonomische en fijne werkplek voor hen creëren.

Als werkgever dien je jouw werknemers te instrueren over een goede thuiswerkplek, maar ze ook te helpen om deze thuiswerkplek in te richten. De thuiswerkplek moet aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer worden aangepast en in het Arbeidsomstandighedenbesluit is opgenomen dat de thuiswerkplek moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen. Denk bijvoorbeeld aan een stoel en tafel die in hoogte afgesteld kunnen worden, een extern beeldscherm en een ergonomisch verantwoorde stoel.

Vinden de werkzaamheden veelal achter een beeldscherm plaats, dan dien je ook te voldoen aan de eisen voor beeldschermarbeid. Hierin is opgenomen dat werken achter een beeldscherm afgewisseld moet worden met andere werkzaamheden of, wanneer er geen andere werkzaamheden zijn, rusttijd. Ook mogen beeldscherm en toetsenbord niet aan elkaar vastzitten - enkel het verschaffen van een laptop is dus niet voldoende. Hoewel dit slechts een greep uit de vereisten is, wordt hiermee wel duidelijk gemaakt dat een goede thuiswerkplek een investering kan vragen. Dankzij de verruiming van de vrije ruimte in 2021 wordt deze extra investering beter mogelijk gemaakt.

Andere voordelen van thuiswerken

Naast de investering in het thuiswerken van werknemers, kan deze mogelijkheid ook extra voordelen opleveren. Heb je bijvoorbeeld al eens aan de volgende voordelen gedacht?

• Verlaging van de reiskosten

Doordat er minder woon-werk verkeer is, worden de uit te betalen kosten aan reiskosten automatisch minder.

• Hogere productiviteit en kwaliteit

Voor bepaalde werkzaamheden kan werken vanuit huis de productiviteit en kwaliteit bevorderen. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van presentaties/handleidingen of het beoordelen/lezen van bepaalde stukken. Dit doet een werknemer bij voorkeur in een rustige omgeving, die op de werkvloer niet altijd vanzelfsprekend is. Thuiswerken kan bij bepaalde werkzaamheden dus ook voordelen brengen.

• Hogere mate van tevredenheid

Een gevoel van vrijheid kan bijdragen aan een hogere mate van tevredenheid bij werknemers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een werkgever die de vrijheid geeft om delen van een project thuis af te ronden. Maar ook afwisseling en werkzaamheden aan huis waarvoor je een dagdeel thuis moet zijn (een onderhoudsbeurt van de verwarmingsketel of je auto moet naar de garage) zonder dat dit vakantie-uren kost, wordt als prettig ervaren.

WKR inzichtelijk houden moeilijk?

De WKR kent vier typen verstrekkingen/vergoedingen. De volgende drie vergoedingen gaan niet ten laste van de vrije ruimte:

• Gericht vrijgestelde vergoedingen, zoals de reiskosten en studiekosten.
• Intermediaire kosten, eigenlijk zijn dat de inkoopkosten voor als je iets aanschaft wat voor het bedrijf is, zoals kantoorartikelen.
• Kosten waar de nihilwaardering voor geldt, zoals werkkleding.

Het vierde type gaat wel ten laste van de vrije ruimte. Dit zijn alle vergoedingen/verstrekkingen die niet onder de eerste drie genoemde typen vallen en via je salarisadministratie of financiële administratie worden vergoed.

Aan elke looncomponent voor een vergoeding moet in Delta HRP het WKR-type worden gekoppeld. Daardoor weet de loonadministratie software of de vergoeding wel of niet ten laste van de vrije ruimte gaat. Wanneer dit eenmaal is ingericht, doet Delta HRP de rest. Via het overzicht ‘’Journaal – Werkkostenregeling’’ kun je elke periode controleren over hoeveel vrije ruimte je nog beschikt. Ook zie je bijvoorbeeld welke looncomponenten (indien ze gebruikt zijn) onder één van de vergoedingen vallen die niet ten laste van de vrije ruimte gaan. Het kan interessant zijn om dit in de gaten te houden om optimaal gebruik te maken van de (verruiming) van de WKR!

Meer weten?

Behoefte aan meer informatie over de WKR? We vertellen er met plezier meer over! Neem gerust contact met ons op. Of lees alles over de WKR regeling in 2021 hier.