De werkkostenregeling (WKR) is sinds 2015 verplicht, maar het blijft een lastig onderwerp. Welke vergoedingen worden wel belast en welke vergoedingen niet? Wat zijn de nieuwe regels per januari 2021? We vertellen je meer over de WKR regeling in dit HR topic.

Wat is de WKR regeling precies?

De WKR regeling, oftewel de werkkostenregeling, geeft de mogelijkheid om goederen of zaken belastingvrij te verstrekken aan personeel. Je kunt hierbij denken aan een zakelijke telefoon, een reisabonnement voor de trein of een fitnessabonnement. Aan deze onbelaste vergoedingen zit wel een maximum, de zogenaamde 'vrije ruimte'.

WKR regeling 2020 en 2021

Vrije ruimte WKR

De vrije ruimte wordt bepaald als een vast percentage van de fiscale loonsom. Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je een eindheffing van 80%.

Werkkostenregeling vrije ruimte in 2020 verhoogd...

In 2020 werden de voorwaarden van de vrije ruimte aangepast. Over de eerste €400.000 van de loonsom werd de vrije ruimte verhoogd naar 1,7% en over het restant van de loonsom werd een vrije ruimte van 1,2% aangehouden. Vanwege de coronacrisis werd de vrije ruimte over de eerste €400.000 van de loonsom zelfs verhoogd naar 3%.

... en in 2021 weer verlaagd

Vanaf 2021 wordt de verhoging teruggedraaid naar de oorspronkelijke 1,7%. Daarnaast wordt de vrije ruimte over het restant na €400.000 verlaagd van 1,2% naar 1,18%. De bedrijven met een loonsom tot €400.000 zullen hier geen hinder van ondervinden, maar voor grotere bedrijven brengt het een risico op de eindheffing van 80% met zich mee.

Uitzonderingen vrije ruimte WKR

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR regeling gaan ten koste van de vrije ruimte. Naast de vrije ruimte zijn er nog drie andere mogelijkheden om zaken aan werknemers te vergoeden, namelijk intermediaire kosten, een gerichte vrijstelling en nihilwaardering.

Intermediaire kosten wkr regeling

Intermediaire kosten WKR regeling

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever maakt. Denk hierbij aan zakelijke kosten die de werknemer voorschiet om vervolgens te declareren, zoals parkeerkosten of een personeelscadeau dat wordt gekocht. Deze vergoedingen vallen niet onder de vrije ruimte en worden niet gezien als loon, waardoor je er als werkgever ook geen belasting over hoeft te betalen.

WKR vergoedingen bedrijf

Gerichte vrijstelling WKR regeling

Naast intermediaire kosten en de vrije ruimte heeft de Belastingdienst ook een aantal vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. De volgende zaken gaan niet ten koste van je vrije ruimte en mag je onbelast vergoeden:

  • Kilometervergoeding voor woon-werkverkeer (tot 19 cent per km)
  • Vergoeding voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
  • Maaltijden bij overwerk of koopavonden
  • Zakelijke overnachtingen
  • Cursussen, studies, congressen of vakliteratuur
  • Computers, telefoons, gereedschappen
  • Arbovoorzieningen (op de werkplek en buiten de werkplek)

Voor een exact overzicht van de gerichte vrijstellingen verwijzen we je door naar het Handboek Loonheffingen en de Nieuwsbrief Loonheffingen 2021.

Nihilwaardering WKR regeling bedrijfskleding

Nihilwaardering WKR regeling

De nihilwaardering wordt gebruikt voor de vergoeding van voorzieningen op de werkplek. Een voorwaarde voor de onbelaste nihilwaardering is dat het loon in natura betreft en geen vergoeding in geld. Hierbij kun je denken aan consumpties, zoals koffie en thee, maar ook apparatuur of de inrichting van de werkplek. Enkele zaken die onder de nihilwaardering in de WKR regeling vallen, zijn:

  • Consumpties die geen onderdeel van een volledige maaltijd zijn, zoals koffie, thee en fruit.
  • Apparatuur dat minstens 90% zakelijk gebruikt wordt, zoals laptops.
  • Bedrijfsfitness, maar enkel wanneer de fitness op de werkplek zelf plaatsvindt. Betreft het een abonnement bij een sportschool in de buurt? Dan valt deze vergoeding wel onder de vrije ruimte.
  • Bedrijfskleding die tijdens de werktijd wordt gedragen.

Vergoedingen buiten de vrije ruimte

Komt het totaalbedrag van alle vergoedingen aan je werknemers boven de vrije ruimte? Dan moet je 80% belasting betalen over het teveel besteedde bedrag in de vorm van een eindheffing. Dat is een hoog percentage en mag niet op de werknemer worden verhaald. Om te voorkomen dat je over de vrije ruimte heengaat, is het belangrijk om actuele gegevens te kunnen raadplegen. Gelukkig biedt onze HRM software Polaris of Delta de mogelijkheid de gebruikte vrije ruimte te volgen middels een handig en overzichtelijk rapport. In onze loonadministratie software zit namelijk een WKR optie waarmee je alle bedragen bij kan houden die je aan het personeel schenkt, zodat je het bedrag van de totale fiscale loonsom in de belastingaangifte kunt verwerken.

kosten fiets van de zaak

Werkkostenregeling fiets 2021

Wist je dat je in 2021 de vergoeding van een fiets ook binnen de werkkostenregeling kan vallen? We schreven eerder over een leasefiets van de zaak, die een uitkomst kan bieden als je als kleine organisatie weinig vrije ruimte hebt.

Wil je meer weten over de gevolgen van de WKR regeling voor jouw organisatie?

Heb je vragen over de wijzigingen van de vrije ruimte en WKR regeling in 2021 en welke gevolgen dit voor jouw organisatie heeft? Neem dan contact op met ons, we helpen je graag verder.

Salarisadministratie modules met WKR regeling

Polaris: Salarissysteem Salarisadministratie automatiseren

Polaris: Salarissysteem

Salarisadministratie automatiseren

Met het salarissysteem binnen Polaris ben je altijd zeker van het correct en op tijd kunnen uitbetalen van medewerkers.

Delta: Salarisprogramma Salarisadministratie automatiseren

Delta: Salarisprogramma

Salarisadministratie automatiseren

Met het salarisprogramma van Delta heb je alles op één plek voor de verwerking van de salarisadministratie.

HRM Software

Meer weten over de WKR regeling in 2021?