Hoe ziet een salarisadministratie eruit?

Wanneer jouw bedrijf groeit, is het onvermijdelijk dat je uiteindelijk extra handen nodig hebt voor wanneer het te druk wordt. En als je nieuwe mensen aanneemt, moet je ze ook salarissen uitbetalen - hier komt de salarisadministratie om de hoek kijken.

De werkzaamheden binnen salarisadministratie kunnen voor veel bedrijven verwarrend en tijdrovend zijn. Daarom hebben we deze gids samengesteld om al het jargon te doorbreken en alles uit te leggen wat je moet weten.

In deze gids behandelen we:

Betekenis salarisadministratie

Wat is salarisadministratie?

De term 'salarisadministratie' betekent het administreren van de werknemerskosten binnen een bedrijf en het uitbetalen van de lonen aan het personeel. Tevens is het registreren van werknemersvoordelen, zoals pensioen of winstdeling, en de loonheffingen doorgeven aan de belastingdienst van belang.

Een ander woord voor salarisadministratie is loonadministratie. Deze twee termen worden veelal door elkaar gebruikt, maar betekenen hetzelfde.

Werkzaamheden binnen de salarisadministratie

De salarisadministratie is essentieel in elk bedrijf waarin mensen werken. Om de salarisadministratie te kunnen uitvoeren, moet je eerst weten welke details nodig zijn. De werkzaamheden van de salarisadministratie voor een bedrijf bestaan uit:

  1. Administratie bijhouden van personeelsgegevens
  2. Registratie van de gemaakte uren en declaraties
  3. Berekenen van salarissen in netto / brutoloon
  4. Loonheffingen aftrekken en doorgeven aan de belastingdienst
  5. Extra salarisbetalingen bijhouden
  6. Werknemersvoordelen opnemen
  7. Jaaropgaven opmaken voor werknemers
  8. De loonkosten in de boekhouding plaatsen
  9. En niet te vergeten: uitbetalen van lonen

Hieronder gaan we dieper in op de 9 werkzaamheden binnen de salarisadministratie.

1. Administratie bijhouden van personeelsgegevens

Voordat je de salarisadministratie kunt uitvoeren, is het belangrijk om de personeelsadministratie op orde te hebben. Daarvoor moeten de basisgegevens van jouw personeel, zoals hun naam, adres, Burgerservicenummer en het afgesproken maandsalaris in de personeelsadministratie opgenomen worden. Binnen de personeelsadministratie worden ook het arbeidscontract, identiteitsbewijzen en diploma’s opgeslagen. Ook zijn de afgesproken vakantiedagen verplicht om mee te nemen in een salarisadministratie.

Daarnaast is het voor de werkgever handig om per werknemer een persoonlijk personeelsdossier bij te houden. Hiermee kun je communicatie met je werknemer of belangrijke zaken over je werknemer opslaan, zodat je dit kunt gebruiken bij beoordelingen. Het kan daarbij in positieve en negatieve situaties gebruikt worden: om een werknemer een promotie te geven, maar ook om een toekomstig ontslag motiveren.

Het onderhouden van je salaris- en personeelsadministratie wil je liever niet via Excel doen, omdat dit veelal complex wordt. Daarom bestaan er speciale salarissystemen, zoals de salarissoftware Delta, waar je extra modules aan kunt toevoegen zoals HR administratie, of het alles-in-een personeelssysteem Polaris, waarin je een uitgebreid HRM pakket hebt waar je zelfs werving en selectie en een personeelsplanning in kunt bijhouden.

Uren bijhouden salaris

2. Registratie van de gemaakte uren en declaraties

Het verantwoorden van uren is verplicht. Aan de hand van een urenregistratie is het immers mogelijk om te controleren of de richtlijnen met betrekking tot arbeids- en rusttijden daadwerkelijk gevolgd worden.

Als je jouw werknemers volgens een uurtarief betaalt, heb je een tijdregistratie systeem nodig om de uren die ze werken bij te houden, zodat je zeker weet dat ze het juiste bedrag krijgen. Voor werknemers met een salaris kun je ervoor kiezen om te controleren wanneer ze aan het werk zijn om ervoor te zorgen dat ze zich houden aan hun gecontracteerde uren. Je moet daarnaast ook ziektedagen registreren voor elke werknemer, evenals eventuele overuren die werknemers hebben gemaakt.

Ook is het de taak van de salarisadministratie om declaratieformulieren te controleren, bijvoorbeeld voor reiskosten. Ook zijn de vakantiedagen verplicht om mee te nemen in een salarisadministratie.

3. Berekenen van salarissen in netto / brutoloon

Je dient binnen de salarisadministratie bij te houden of jouw werknemers een salaris of een uurloon hebben, omdat dit bepaalt hoe je hun salaris berekent. Afhankelijk van de aard van jouw bedrijf kun je ervoor kiezen om jouw werknemers een uurloon te betalen in plaats van een vast salaris.

Betalingen van vast salaris

Een vast salaris is veelal een vast periodeloon of maandloon, dat wil zeggen dat de werknemer een vast bedrag per afgesproken periode ontvangt.

Betalingen van uurloon

Een uurloon is een bedrag dat is gebaseerd op gewerkte uren in plaats van een maandelijks vast bedrag. Je stelt een uurloon in en vermenigvuldigt dit met het aantal gewerkte uren om het totale loon in een bepaalde periode te berekenen.

Bruto- en nettoloon berekenen

Op de loonstroken van jouw medewerkers dien je het bruto- en nettoloon aangeven. Het brutoloon is het totale loon van een werknemer binnen die periode en het nettoloon is het bedrag dat ze ontvangen na belastingen en eventuele andere inhoudingen.

Loonheffing Belastingdienst blauwe envelop

4. Loonheffingen aftrekken en doorgeven aan de belastingdienst

Volgens de wet dient elke werknemer van zijn totale brutoloon belasting en volksverzekeringen betalen. Dit bedrag kan variëren, afhankelijk van het totale bedrag dat een werknemer heeft verdiend en zijn omstandigheden. Hoe dan ook, het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag wordt ingehouden op het loon en elke maand aan belastingdienst wordt betaald. Het is belangrijk dat je dit elke maand op tijd voltooid, anders kan er een boete in rekening worden gebracht.

Wanneer je de salarisadministratie uitvoert, maak je gebruik van meerdere berekeningen om ervoor te zorgen dat het juiste loon wordt uitgekeerd aan het personeel. Door gebruik te maken van loonadministratie software worden deze controles, loonheffingen en sociale premies die automatisch uitgevoerd of berekend.

5. Extra salarisbetalingen bijhouden

Afhankelijk van de branche en het CAO die voor jouw organisatie geldt, kunnen werknemers commissie, bonussen of fooien ontvangen boven op hun basissalaris. Deze moeten ook in de salarisadministratie worden verantwoord. Soms kan het ook voorkomen dat er een TWK mutatie nodig is omdat er bijvoorbeeld een wijziging in het CAO is geweest. De afkorting TWK staat voor TerugWerkendeKracht. Wanneer er een TWK-resultaat op een loonstrook vermeld wordt, betekent dat je met terugwerkende kracht een extra bedrag gestort krijgt op je rekening.

6. Werknemersvoordelen opnemen

Wanneer je het personeel tevreden en gemotiveerd wilt houden, kun je een arbeidsvoorwaardenpakket bieden. Denk hierbij aan particuliere zorg, een pensioenpakket en werknemerskortingen. Het is belangrijk dat je deze factoren opneemt in de salarisadministratie, aangezien sommige van invloed kunnen zijn op het bedrag dat werknemers per periode worden betaald.

Jaaropgave salarisadministratie software

7. Jaaropgaven maken en controleren voor werknemers

Na afloop van een kalenderjaar dien je jouw personeel te voorzien van een jaaropgave. Op een jaaropgave worden alle loongegevens van een werknemer vermeld in een bepaald jaar. Deze informatie gebruikt een werknemer bij zijn belastingaangifte. Het verstrekken van de jaaropgave is wettelijk verplicht en dient binnen een redelijke termijn te gebeuren. Gaat een werknemer gedurende het jaar uit dienst, dan is het ook toegestaan om de jaaropgave al eerder te verstrekken.

8. De loonkosten in de boekhouding

Een van de laatste, maar zeker niet het minst belangrijke onderwerp, is de salarissen en loonkosten in de boekhouding bijhouden. Want de loonkosten van jouw personeel moeten opgenomen worden in de boekhouding.

Loonstrook BCS voorbeeld

9. Uitbetalen van lonen

En natuurlijk... het uitbetalen van het loon aan het personeel is een belangrijke stap in de salarisadministratie.

Om deze zaken voor jezelf en jouw werknemer inzichtelijk te maken, verstrek je periodiek een (online) loonstrook aan je werknemers. Hierop wordt onder andere het bruto en netto loon vermeldt, alsook de verschillende inhoudingen. Je kunt ook gebruik maken van een pro forma loonstrook. Een proforma loonstrook is een proef loonstrook die je in uit een salarissysteem kunt genereren. Dit kan op basis van een bestaande werknemer of een fictieve werknemer. Door een proef loonstrook te maken, krijg je vooraf inzicht in de loonkosten binnen de organisatie.

Bij BCS zijn we al meer dan 40 jaar expert op het gebied van salarisverwerkingen. Heb jij advies nodig bij het doen van jouw salarisadministratie of wil je kijken welke salaris softwarepakketten het beste bij jouw bedrijf passen? Neem vrijblijvend contact met ons op en we helpen je graag verder.

Meer over loonstrook maken

De verschillende manieren van salarisadministratie

Wanneer je de salarisadministratie opzet om jouw werknemers te betalen, moet je eerst bij jezelf nagaan of je de salarisadministratie zelf wil doen of wil uitbesteden. Je moet even de tijd nemen om te beslissen wat de beste optie voor jou en jouw bedrijf is.

BCS salarisadministratie uitbesteden

Huur een salarisadministrateur in

Wanneer je liever je tijd wil besteden aan jouw core business, kun je ervoor kiezen om jouw salarisadministratie extern voor je te laten beheren. Het grote voordeel van je salarisadministratie uitbesteden, is de expertise die salarisadministrateurs hebben. Zij zijn veelal gewend om met grotere salarisverwerkingen te werken. Bij BCS kunnen we jouw salaris partner zijn en helpen we jouw bedrijf graag verder naar een volgend niveau.

Meer over salarisadministratie uitbesteden

BCS salarisadministratie zelf doen

Salarisadministratie zelf doen

De loonadministratie zelf doen klinkt misschien als de goedkoopste variant, maar het is een vak apart en het kost tijd. Zeker als je ervoor kiest om de salarisadministratie van jouw bedrijf met de hand te doen. Wanneer je start met de salarisadministratie zelf uit te voeren, moet je ervoor zorgen dat je dit correct doet en alle vereiste berekeningen en belastingen naleeft. Wanneer je dit niet doet, overtreed je mogelijk de wet en krijg je boetes die al snel een substantiële post zijn, omdat het vaak over meerdere werknemers en meerdere jaren gaat. Daarnaast wil je geen ontevredenheid hebben onder werknemers door fouten op hun loonstrook.

Gelukkig zijn er diverse salarisadministratie cursussen en softwarepakketten die BCS aanbiedt om snel, precies en eenvoudig een goede salarisverwerking uit te voeren. Daarnaast zorgt BCS altijd voor een extra hand tijdens het uitvoeren van jouw salarisverwerking. Heb je een vraag? Bij onze helpdesk kun je altijd terecht. Het is niet een aspect, maar het geheel dat loont.

Meer over salarisadministratie software

Cursus salarisadministratie

Basiscursus Salarisadministratie (Online)

training
Basiscursus Salarisadministratie (Online)

€ 199,- excl. btw

Tijdens de basiscursus 'Salarisadministratie' leer je alles over loonstroken lezen, salarisberekeningen maken en nog veel meer!

Salarismodule (gevorderden) (Online)

training
Salarismodule (gevorderden) (Online)

€ 225,00,- excl. btw

Werk je al geruime tijd met de module Salarisadministratie van Delta? Dan is de training Salarismodule speciaal voor jou. We gaan dieper in op de mogelijkheden, zodat je eenvoudig kunt lezen en schrijven met de module Salarisadministratie.

Is jouw vraag beantwoord?