Wat is een loonadministratie?

Wat betekent loonadministratie?

Een loonadministratie betekent letterlijk de administratie rondom het loon en eventuele zaken die daarmee gepaard gaan. Denk hierbij aan het bijhouden van werknemerskosten, secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals een pensioenfonds) en het uitbetalen van de salarissen aan medewerkers. Daarnaast is het belangrijk dat elke maand de loonheffingen worden doorgeven aan de Belastingdienst.

Een synoniem voor loonadministratie is salarisadministratie. Deze twee termen worden veelal door elkaar gebruikt, maar betekenen hetzelfde.

Is een loonadministratie bijhouden verplicht?

Je bent verplicht een loonadministratie bij te houden als je aan alle drie de volgende punten voldoet:

• Je hebt minimaal één medewerker in dienst;
• Deze medewerker ontvangt een salaris voor zijn werkzaamheden;
• Jij als werkgever inhoudingsplichtige bent.

De inhoudingsplichtige is degene die de loonbelasting en de premie volksverzekeringen inhoudt en afdraagt aan de Belastingdienst. Het kan echter zo zijn dat jij als werkgever ervoor kiest om de loonadministratie uit te besteden aan een externe partij. In dat geval is die externe partij de inhoudsplichtige.

Welke werkzaamheden zitten er in een loonadministratie?

De loonadministratie is belangrijk voor elke organisatie waarin mensen werken. Om de loonadministratie te kunnen uitvoeren, moet je eerst weten welke werkzaamheden ervoor nodig zijn. De werkzaamheden van de loonadministratie voor een bedrijf bestaan uit:

1. Personeelsadministratie bijhouden
2. Registratie van de gemaakte uren en ziekte
3. Berekenen van salarissen
4. Prestatiebeloningen bijhouden
5. Loonheffing berekenen en opgeven aan de Belastingdienst
6. Secundaire arbeidsvoorwaarden opnemen
7. Declaraties indienen en goedkeuren
8. Overige kosten personeel noteren
9. Jaaropgave opstellen
10. Salarissen uitbetalen

1. Personeelsadministratie bijhouden

Personeel is het hart van elke onderneming. Bij het in dienst nemen van medewerkers moet je een personeelsadministratie bijhouden. Dit is de start van jouw loonadministratie. Een personeelsadministratie bestaat onder andere uit de personeelsgegevens van jouw medewerkers, zoals hun naam, adres en BSN nummer. Maar binnen het personeelsdossier worden ook het arbeidscontract, identiteitsbewijzen en diploma’s opgeslagen.

Het bijhouden van een personeelsadministratie wil je liever niet met Excel doen, omdat dit veelal ingewikkeld wordt. Er zijn diverse personeels- en loonadministratie systemen, zoals bijvoorbeeld Delta, dat geschikt is voor salarisadministratie voor het MKB, of het alles-in-een personeelssysteem Polaris voor grotere organisaties.

2. Registratie van de gemaakte uren en ziekte

Het schrijven van uren is van belang voor het bijhouden van een loonadministratie, zeker wanneer personeelsleden per uur betaald worden. Aan de hand van een tijdregistratie is het mogelijk om te controleren hoeveel uur een medewerker gewerkt heeft. We raden aan om hiervoor een tijdregistratie systeem te gebruiken dat gekoppeld is aan je loonadministratie software. Voor werknemers met gecontracteerde uren, en dus een vast salaris, is het optioneel om de urenregistratie bij te houden. Wel is het belangrijk om ziekte- en verlofdagen te registreren voor werknemers, evenals eventuele overuren die het personeel maakt.

3. Berekenen van salarissen

Afhankelijk van de aard van jouw bedrijf kun je ervoor kiezen om jouw werknemers per uur te betalen of via een vast salaris. Medewerkers die via een vast salaris, oftewel maandloon, betaald worden, krijgen een vast bedrag per afgesproken periode. Een uurloon is daarentegen een bedrag dat is gebaseerd op de gewerkte uren.

Bruto- en nettoloon berekenen
Het brutoloon is het bedrag dat je in het arbeidscontract hebt vastgelegd om aan de werknemer te betalen: het salaris. Er gaan echter diverse belastingen en eventuele andere kosten van het loon af, waardoor het nettoloon overblijft. Het nettoloon is wat medewerkers daadwerkelijk op hun rekening gestort krijgen. Met de salarissoftware van BCS is het inboeken van de salarissen en loonkosten van een medewerker een fluitje van een cent.

Vakantietoeslag
Als werkgever betaal je elke maand verplicht vakantiegeld aan je medewerkers. Dit is een bedrag van minimaal 8 procent van het bruto jaarloon. Het personeel krijgt veelal de vakantietoeslag in mei van elk kalenderjaar uitgekeerd, maar het kan ook zijn dat je als werkgever ervoor kiest om dit maandelijks bij het loon al uit te betalen.

4. Prestatiebeloningen bijhouden

Met commissies, bonussen of fooien kun je werknemers belonen als zij een bepaalde prestatie leveren. Op die manier stimuleer je het personeel individueel of in groepsverband om doelen te halen. Een bonus hoeft echter niet altijd om een geldbedrag te gaan. Je kunt ook een presentje, zoals een fles champagne, als beloning geven. Prestatiebeloningen worden belast door de belasting en ze moeten ook in de loonadministratie worden verantwoord.

5. Loonheffing berekenen en opgeven aan de Belastingdienst

Loonheffingen zijn het bedrag dat medewerkers verplicht volgens de wet af moeten dragen aan de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert onder meer deze loonheffingen:

• Loonbelasting
• Premie volksverzekeringen
• Premies werknemersverzekeringen
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet

Het bedrag aan belastingen kan uiteenlopen, afhankelijk van het totale bedrag dat een werknemer heeft verdiend en zijn persoonlijke omstandigheden.

Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag wordt ingehouden op het salaris en dat deze elke periode aan de Belastingdienst wordt overgemaakt. Het is belangrijk dat je dit elke maand op tijd voltooid, anders kan er een boete in rekening worden gebracht.

Wanneer je de loonadministratie uitvoert, maak je gebruik van meerdere berekeningen om ervoor te zorgen dat het juiste salaris wordt uitgekeerd aan het personeel. Door gebruik te maken van loonadministratie software worden deze controles, loonheffingen en sociale premies automatisch uitgevoerd en berekend.

6. Secundaire arbeidsvoorwaarden opnemen

Wanneer je het personeel tevreden en gemotiveerd wilt houden, kun je een (aanvullend) arbeidsvoorwaardenpakket bieden. Denk hierbij aan:

• Een pensioenpakket
  
• Werknemerskortingen
• Reiskostenvergoeding
• Dertiende maand
• Een auto van de zaak
• Zakelijke telefoon
• Leasefiets
• Inkomenszekerheid bij arbeidsongeschiktheid (AOV)
• Anw-gat­verzekering
• Fitnessabonnement

Het is belangrijk dat je deze factoren opneemt in de loonadministratie, aangezien sommige van invloed kunnen zijn op het bedrag dat werknemers per periode wordt betaald, bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding naar het werk. Een pensioenregeling is aan te bevelen, omdat werknemers daar veel waarde aan hechten. Je regelt dit door je aan te sluiten bij een pensioenfonds of een verzekeraar.

7. Declaraties indienen en goedkeuren

Wanneer personeelsleden kosten maken voor jouw organisatie dan willen ze deze graag declareren. Het is van belang dat werknemers duidelijk weten wat er wel en wat er niet gedeclareerd mag worden. Denk bijvoorbeeld aan studiekosten, reiskosten naar klanten, relatiegeschenken en diners met zakenrelaties.

Een online declaratieformulier zorgt ervoor dat er op de juiste wijze gedeclareerd wordt en dat alle relevante gegevens bekend zijn. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat er van de gemaakte kosten ook daadwerkelijk bewijslast is, oftewel het bonnetje van het bedrag dat betaald is. Met de BCS personeelsapp kunnen medewerkers een foto maken van de bon en deze gemakkelijk indienen. Hierna kan de werkgever of manager de declaratie goedkeuren. Door declaraties via de app in te dienen en te laten goedkeuren, worden mutaties direct verwerkt in de loonadministratie.

8. Overige kosten personeel noteren

Bij het aannemen van personeel komt veel kijken. Naast bovenstaande kosten maak je zeer waarschijnlijk nog wat extra kosten. Al deze overige kosten kun je opnemen in de boekhouding.

Een goede werkplek
Een van de grootste overige kosten van het personeel is het regelen van een goede werkplek. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor een computer, softwareprogramma's, eten en drinken, huur van het gebouw, de facilitaire dienstverlening, en werkkleding zoals veiligheidsbrillen, shirtjes of helmen. Misschien wil je ook nog wel zorgen voor wat extra ontspanning tijdens de pauze met een voetbaltafel of dartbord. Al deze kosten kun je opnemen in de boekhouding.

Opleidingen personeel
Wanneer je personeelsleden gemotiveerd en up-to-date wilt houden, dan is het aan te raden om vakgerelateerde opleidingen of cursussen te verschaffen. Denk bijvoorbeeld is aan de basiscursus salarisadministratie van BCS, iemand uit jouw organisatie wordt dan opgeleid om de loonadministratie zelf te kunnen doen.

9. Jaaropgave opstellen

Het verstrekken van een jaaropgave is voor een werkgever wettelijk verplicht. Veelal worden ze beschikbaar gesteld in het begin van het nieuwe kalenderjaar. Op een jaaropgave worden alle loongegevens van een werknemer vermeld van het desbetreffende jaar. Deze informatie heeft jouw medewerker nodig bij zijn belastingaangifte. Gaat een werknemer gedurende het kalenderjaar uit dienst, dan is het ook mogelijk om de jaaropgave al eerder te verstrekken.

10. Salarissen uitbetalen

Het einde van de maand komt in zicht en het is zover, de salarissen voor het personeel worden uitbetaald. Organisaties betalen veelal het loon achteraf, dus direct nadat een werknemer een bepaalde periode voor je gewerkt heeft. Meestal gaat het om een periode van een maand, maar je kunt ook wekelijks betalen of per 4 weken. De termijn spreek je schriftelijk af met jouw werknemer in het arbeidscontract. Het tijdig uitbetalen van het loon aan het personeel is een belangrijke stap in het bijhouden van een loonadministratie.

Om het salaris voor jouw werknemer inzichtelijk te maken, verstrek je periodiek een (digitale) loonstrook aan je werknemers. Veel werkgevers doen dit standaard iedere maand, maar wist je dat een loonstrook niet verplicht is? Ben je benieuwd naar de loonkosten wanneer je nieuwe medewerkers aanneemt of wanneer er wijzigingen binnen de organisatie gaan plaatsvinden? Maak dan gebruik van een pro forma loonstrook, dit is een proef loonstrook om vooraf inzicht te krijgen in de loonkosten binnen de organisatie. Dit kan op basis van een bestaande werknemer of een fictieve werknemer.

Loonadministratie uitbesteden of zelf doen

Bij het opzetten van een loonadministratie kom je voor de keuze te staan om deze zelf bij te houden of dit werk uit te besteden aan een ervaren salarisadministrateur.

Loonadministratie uitbesteden

Wanneer je kiest voor het uitbesteden van de loonadministratie aan BCS, dan kies je voor een betrouwbare oplossing. Met 40+ jaar aan expertise zorgen wij voor een juiste personeels- en salarisadministratie, dat het salaris op tijd wordt overgemaakt en dat juridisch alles in orde is. Zie BCS als het verlengstuk van je HR-afdeling dat onzekerheden wegneemt, zodat jij je op jouw organisatie kan richten. BCS is er voor advies, vragen en begeleiding op salarisadministratie of HR gebied, voor werkgever en werknemer.

Ben je benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen? Maak een afspraak en wij adviseren je graag!

Afspraak maken

Loonadministratie zelf doen

De loonadministratie zelf doen is een vak apart en het kost tijd. Zeker als je ervoor kiest om de salarisadministratie van jouw bedrijf met de hand te doen. Wanneer je start met de salarisadministratie zelf uit te voeren, moet je ervoor zorgen dat je dit correct doet en alle vereiste berekeningen en belastingen naleeft. Wanneer je dit niet doet, overtreed je de wet en loop je het risico op boetes.Gelukkig kun je met de salarisadministratie cursus en salarissoftware van BCS snel, precies en eenvoudig een goede salarisverwerking uitvoeren. Je kunt daarnaast rekenen op advies en ondersteuning wanneer jij dat nodig hebt.

Demo aanvragen